Начало проекта внедрения DIRECTUM в ОАО «ВТИ»

Начало проекта внедрения DIRECTUM в ОАО «ВТИ» 18.02.2015

В ОАО «ВТИ» начался проект внедрения системы DIRECTUM 5.1

Краткая справка о компании:

ОАО «ВТИ» (www.vti.ru) - «ВСЕРОССИЙСКИЙ ДВАЖДЫ ОРДЕНА ТРУДОВОГО КРАСНОГО ЗНАМЕНИ ТЕПЛОТЕХНИЧЕСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ». Это первый образованный в стране в 1921 г. научно-исследовательский институт отраслевого профиля, неизменно является национальным центром фундаментальных и прикладных знаний в области теплоэнергетики и теплотехники, обладает современной экспериментальной базой и широкими научными связями с российскими и зарубежными энергокомпаниями и научными организациями.
ОАО «ВТИ» активно участвует в техническом перевооружении энергетической отрасли, разработке, реализации и распространении новых технологий, обеспечивающих повышение надежности, долговечности и экономичности работы энергетического оборудования и охрану окружающей среды.
ОАО «ВТИ» является организацией-координатором Технологической платформы «Экологически чистая тепловая энергетика высокой эффективности».
Действующая в ОАО «ВТИ» система менеджмента качества сертифицирована на соответствие международному стандарту серии ISO 9000.

Количество пользователей:

В компании ОАО «ВТИ» свыше 600 сотрудников, из которых на первом этапе планируется подключение более 200 пользователей к СЭД.

Количество филиалов, обособленных подразделений:

Территориально распределенная компания, имеющая как производственные мощности, лаборатории, проектные команды, научно-исследовательские отделы.

До начала проекта внедрения СЭД все делопроизводство в компании велось на бумажных носителях. В связи с увеличением внутреннего и внешнего документооборота стало понятно, что дальнейшее развитие компании невозможно без использования современных систем электронного документооборота. Генеральный директор ОАО «ВТИ» Реутов Борис Федорович стал инициатором автоматизации документооборота, учитывая интересы компании, среди которых:

- прозрачность бизнес-процессов (что сейчас делается, какие процессы идут, какие поручения в работе, какие договоры на согласовании, стадии проектов и проч.);

- оперативное согласование документов;

- контроль поручений;

- ускорение обработки входящей и исходящей корреспонденции;

- оперативный доступ к необходимой информации.

ОАО «ВТИ» выбирало из 4 присутствующем на сегодняшнем российском рынке СЭД: «1С: Документооборот», «Docsvision», «Дело» и «DIRECTUM».

Сотрудниками ОАО «ВТИ» была проделана большая продолжительная работа по сравнению СЭД и выбора оптимального решения для своей компании, с возможность последующего масштабирования и развития системы.

Рассказывает заведующий ИТ- отделом ОАО «ВТИ» Королев Антон Владимирович:

- Нашему отделу, совместно с отделом канцелярии, было поручено подготовить техническое задание на внедрение СЭД и выбрать систему. При этом, при выборе вендора, мы рассматривали исключительно отечественных производителей электронных систем документооборота. Для выбора платформы СЭД была проведена внутренняя работа, длившаяся более 4 месяцев, в рамках которой мы собрали потребности ключевых сотрудников компании и провели анализ рынка СЭД. Наши представители приняли участие в конференции «Открытые дни DIRECTUM 2014», где выступали представители различных компаний и рассказывали о своем опыте внедрения СЭД и экономическом эффекте.

Мы остановили свой выбор на платформе DIRECTUM, подготовили пакет конкурсной документации и пригласили официальных партнеров принять участие в конкурсных процедурах на внедрение системы, в результате которых была выбрана компания TANAIS.

Как отмечают сотрудники компании TANAIS, спецификой данного проекта и, в то же время, его интересной задачей стала автоматизация документооборота в компании со сложноподчиненной организационной структурой.

Подразделения «ВТИ» (верхнеуровневое деление):

  • Научные подразделения;
  • Функциональные подразделения;
  • Экспериментальная ТЭЦ;
  • Аспирантура;
  • Центр Коллективного Пользования;
  • Образовательный центр ОАО «ВТИ»;
  • Центр энергетических обследований;
  • Испытательный центр «Теплотехник».

На первом этапе внедрения СЭД ОАО «ВТИ» приобрело 100 лицензий Directum для 30 подразделений.

В процессе выбора системы и ознакомлением с функционалом СЭД, были определены следующие бизнес-процессы, автоматизируемые в рамках проекта:

  • Работа с входящими (регистрация, рассмотрение, наложение резолюций, исполнение документов и резолюций по ним)
  • Работа с исходящими (подготовка проекта документа, согласование проекта документа, подписание документа, регистрация, ввод сведений об отправке)
  • Контроль исполнения поручений
  • Ознакомление и контроль исполнения по приказам и распоряжениям
  • Работа со служебными записками
  • Управление договорами (подготовка проекта договора, согласование проекта договора, подписание, регистрация)
  • Ведение электронного архива документов

На момент начала проекта внедрения системы DIRECTUM, сотрудники компании ОАО «ВТИ» уже определили перспективы развития системы:

- разработка собственного решения по организации проектной деятельности на платформе DIRECTUM;

- интеграция с системой 1С в рамках бизнес-процесса «управление договорами».


Тэги: Directum

Возврат к списку