Завершен первый этап внедрения ECM-системы DIRECTUM в ОАО "Мелькомбинат"

21.09.2011

Сертифицированный партнер Директум – компания ТАНАИС закончила первый этап по проекту внедрения системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM в ОАО "Мелькомбинат" (г.Тверь).

logo_melkomb.jpg Предприятие ОАО "Мелькомбинат" является одним из старейших предприятий России.

Сегодня ОАО "Мелькомбинат" - лидер отрасли, крупнейший производитель муки, комбикормов и макаронных изделий. Предприятие оснащено самым современным оборудованием, новейшими технологиями в области производства и управления, мощной производственной базой и квалифицированным персоналом.

Руководство компании в течение длительного периода изучало все имеющиеся на рынке системы. В итоге выбор был сделан в пользу решения на базе системы электронного документооборота DIRECTUM . Исполнителем работ выступила компания ТАНАИС, имеющая большой практический опыт внедрений данной системы.

Основной целью внедрения было повышение качества управления организацией, и оптимизация процессов документооборота.

Проект взял свое начало в марте 2011. Основными задачами проекта стали автоматизация наиболее приоритетных процессов компании:

  • Регистрация входящей, исходящей корреспонденции, исполнение поручений Президента Управляющей компании и генерального директора ОАО «Мелькомбинат»;
  • Работа с организационно-распорядительной документацией, создаваемой в Управляющей компании и распространяемой по дочерним предприятиям.
  • Согласование служебных записок с назначением исполнителей.
  • Все этапы договорной работы, начиная от подготовки проекта, согласования и утверждения до контроля исполнения этапов договора;

Было решено, что система будет внедряться в несколько этапов. Все работы по внедрению будут проводиться специалистами исполнителя совместно со специально обученной рабочей группой предприятия.

По результатам планировалось достичь сокращения сроков подготовки и согласования документов, обеспечить их централизованное хранение и удобный поиск, повысить уровень прозрачности процессов документооборота, взаимодействия и эффективности деятельности персонала холдинга.

Для реализации поставленных задач был выбран функционал «Базовых модулей», модуля «Канцелярия» и «Управление договорами», Быстрой идентификации документа DIRECTUM RapID, в некоторой мере измененных под нужды организации.

Учитывая, что структура организации сложная, включающая дочерние компании и филиалы, маршруты согласования и процессы контроля исполнения документов были модифицированы и дописаны специалистами компании ТАНАИС. Удаленные организации при согласовании официальных документов активно используют OverDoc.

Пользователи начали работать в системе с августа 2011 года. За это время преподаватели Учебного центра обучили рабочую группу и провели семинары для высшего руководства, руководителей департаментов и ведущих сотрудников Управляющей компании и ОАО «Мелькомбинат».

В настоящее время все исходящие и организационно-распорядительные документы проходят согласование с помощью типовых маршрутов и регистрируются в журналах системы DIRECTUM.

Поручения Президента Управляющей компании и генерального директора ОАО «Мелькомбинат» выдаются исполнителям в электронном виде и контролируются высшим руководством, которое активно работает в системе.

На рабочих местах делопроизводителей и руководства установлены сканеры штрих-кодирования, облегчающие процессы поиска электронных документов в системе по их бумажным оригиналам для регистрации и подписания.

ОАО «Мелькомбинат» заинтересован в дальнейшем сотрудничестве с ТАНАИС и развитии системы управления компанией на базе DIRECTUM. Сейчас тестируются процессы согласования договорных документов, разработанные для сложной структуры холдинга. В ближайшее время планируется подключить пользователей и остальных предприятий.


Тэги: СЭД, Directum

Возврат к списку