Управление совещаниями

Управление совещаниями и заседаниями - важный элемент коллективной работы в системе DIRECTUM, благодаря которому подготовка и само совещание проходят оперативно и максимально эффективно. Данный модуль составляют:

  • организация подготовки и проведения заседаний (определение времени, места и состава участников, отправка повесток с информацией о планирующемся заседании);
  • составление и рассылка протокола совещания;
  • контроль исполнения решений, принятых на совещании.

Подготовка совещания

preparation_meeting_DIRECTUM.png

Подготовка к совещанию в системе DIRECTUM начинается с определения его параметров (дата, время, место, участники, продолжительность, повестка) с использованием данных системы. С помощью навигации из карточки совещания можно проверить возможность резервирования помещения.

В качестве участников совещания могут быть указаны как сотрудники компании (выбираются из справочника "Работники"), так и внешние контрагенты (Выбираются из справочника "Контактные лица"). Для внешних контактных лиц может быть также указан тип связи, с помощью которого будет осуществляться приглашение участника: телефонный номер, адрес e-mail, почта.

Затем с помощью механизма задач происходит предварительное согласование параметров совещания в электронном виде путем рассылки всем участникам необходимых документов.

По результатам предварительного согласования можно до начала совещания скорректировать повестку, список участников и планируемую продолжительность.


parameters_meeting_DIRECTUM.png

В итоге система позволяет еще на стадии подготовки совещания исключить возможные срывы по причине неподготовленности присутствующих на совещании сотрудников или их отсутствия на рабочем месте (командировка, отпуск и т.д.).

Создание совещания также возможно с помощью Мастера действий, который запрашивает у пользователя сведения, необходимые для проведения совещания. В зависимости от выбранных параметров с помощью мастера осуществляется резервирование помещения, отправка совещания на согласование, а также формирование повестки и протокола с помощью Конструктора документов.

Проведение совещания

На этапе проведения совещания фиксируются принятые решения, согласовывается и утверждается протокол совещания.

minutes_meeting_DIRECTUM.png

Протокол совещания создается автоматически на основе единого шаблона, при этом его форма может быть настроена в соответствии с принятыми в организации стандартами.

Созданный протокол автоматически рассылается участникам совещания на согласование. Согласование протокола совещаний в электронном виде и утверждение его ЭЦП ускоряет процедуру и позволяет быстрее довести до сотрудников принятые решения.

Контроль исполнения решений

Не менее важным является этап контроля и мониторинга исполнения решений.

В практике проведения совещаний бывает, что после утверждения протокола принятые решения забываются, игнорируются либо не исполняются. Благодаря взаимодействию с модулем "Управление деловыми процессами" такие ситуации исключаются. Сотрудник, назначенный контролером за исполнением решений совещания, с помощью механизма задач всегда может проследить ход исполнения и при необходимости принять соответствующие меры.

Кроме того, наличие в модуле "Управление совещаниями" аналитических отчетов позволяет четко планировать и проводить совещания, а также оценивать эффективность их проведения.