Эффект от внедрения СЭД

Внедрение системы электронного документооборота позволит Заказчику рассчитывать на достижение следующих целей

Обеспечение прозрачности деловых процессов

Позволяя разделять любой бизнес-процесс на этапы и отслеживать выполнение каждого из них, система обеспечивает полный контроль и прозрачность всей рабочей деятельности компании. В свою очередь, бизнес-ориентированная служба workflow предоставляет все необходимые средства для настройки любых информационных процессов без привлечения сторонних специалистов (силами своего бизнес-аналитика). Таким образом, благодаря СЭД существенно повышается четкость и эффективность работы предприятия.

Повышение уровня дисциплины при выполнении различных деловых задач

Согласно статистике, более 20% полученных от руководства заданий не выполняются назначенными для их решения сотрудниками. Предоставляя руководителю полный контроль каждого этапа выполнения задания, система оказывает непосредственное влияние на исполнительскую дисциплину персонала. С помощью системы руководитель имеет возможность поставить перед подчиненными многоуровневую задачу и быть абсолютно уверенным в ее надлежащем исполнении. В зависимости от ограничений по времени (один рабочий дня, неделя, месяц) в создаются отчеты с указанием несвоевременно выполненных или просроченных заданий. На основе этих отчетов руководство проводит необходимые мероприятия для выявления причин, устранения негативных последствий и создания комплекса мер во избежание повторения ситуации. Систематизировав всю фактическую информацию, руководитель может применить к виновному сотруднику или отделу соответствующие меры воздействия.

Сокращение временных затрат сотрудников и руководства

Благодаря системе происходит сокращение затрат времени почти на все повседневные работы с документацией (создание, согласование, отметка в реестре, поиск и т.д.). Таким образом, происходит ускорение документооборота и, следовательно, всех остальных рабочих процессов организации. Кроме того, у работников появляется время для исполнения стратегических задач, обеспечивающих компании дополнительные преимущества на современном рынке.

Надежная защита информации

Утечка конфиденциальной информации к конкурентам или в прессу может привести организацию к миллионным убыткам, поэтому при работе с документами защита информации имеет первостепенное значение. В отличие от традиционного делопроизводства в бумажном виде, система организует доступ к документам в строгом соответствии с обозначенными правами каждого пользователя. Все действия, производимые сотрудниками над документом (от чтения до подписания), четко протоколируются. Также текст любого документа может быть дополнительно зашифрован паролем или цифровым сертификатом.

Оперативное получение актуальной информации

При сканировании и занесении в систему всех поступающих документов (от служебных до финансовых) можно оперативно получить информацию о необходимости какого-либо действия (например, оплаты или отгрузки). Используя быстрый доступ к информации из ERP-системы, руководитель (или же его подчиненные) может быстро запустить процесс оплаты или отгрузки (к примеру, рассмотрение и оплата входящего счета). При возникновении вопросов в процессе работы руководитель в течение нескольких секунд может найти и просмотреть электронные копии оригинальных документов (например, во время телефонного разговора с контрагентом или главой сторонней компании) и принять соответствующее решение.

Максимально эффективное использование ранее установленного в организации программного обеспечения

Частично функции дорогих и громоздких ERP-блоков можно перенести в СЭД (к примеру, согласование внешнего и внутреннего бюджета компании). Это решение способствует сокращению затрат по расширению рабочих мест для громоздких информационных блоков.

Развитие конкурентных преимуществ

Внедрение системы электронного документооборота непосредственно влияет на конкурентные преимущества компании по сравнению с другими организациями той же отрасли. За счет ускорения течения информационных процессов и строгого контроля каждого рабочего действия значительно повышается скорость и качество обслуживания клиентов. Благодаря использованию СЭД компания становится менее зависимой от конкретных сотрудников и более мобильной в своей повседневной деятельности.

Благодаря внедрению системы организация сможет получить новые более широкие деловые возможности для достижения успеха.

Из чего складывается стоимость достижения этих целей?