Стоимость внедрения СЭД

Сколько будет стоить проект по внедрению СЭД в нашей компании?

Как часто сотрудники нашего отдела продаж слышали этот вопрос, думаю, что многие тысячи раз.

Но ответить на него сразу на первой встрече крайне сложно, на первой встрече обычно можно собрать только небольшую сводку по требованиям клиента с тем, чтобы потом, детально проработав её и задав уточняющие вопросы сказать примерную стоимость проекта.

Стоимость внедрения зависит как от выбранного Заказчиком варианта внедрения:

Так и от количества и глубины автоматизации процессов, которую хочет достичь Заказчик.

Взрослые Заказчики – взрослый подход к внедрению
Прошло уже то время когда системы продавались только красивыми презентациями со слайдами. Редко когда СЭД внедряется с нуля, в большинстве случаев это либо замена системы на какой-то другой устаревшей платформе, либо замена каким-то своим наработкам. Заказчики с каждым годом становятся всё «взрослее», они знают минусы используемого у них сейчас решения и понимают, какого эффекта они хотят достичь от будущей системы.

Поэтому в большинстве случаев к клиенту на первую встречу от нашей компании выезжает не только продавец, но и бизнес-аналитик или потенциальный руководитель будущего проекта. Этот специалист уже неоднократно участвовал во внедрениях СЭД и его цель это:

  • ответить на сложные вопросы специалистов Заказчика;
  • постараться максимально понять цели, которые Заказчик хочет достичь внедрив СЭД;
  • постараться собрать высокоуровневые требования для предварительной оценки трудозатрат и стоимости проекта.
Что влияет на стоимость внедрения СЭД?

Для предварительной оценки стоимости проекта по внедрению СЭД мы, как правило, пытаемся получить от Заказчика ответы на следующие вопросы, разбитые по группам:

Процессы

bpmn.jpg

  • Какие процессы Заказчик хочет автоматизировать? Только типовые, практически для каждого проекта внедрения СЭД, канцелярию и согласование договоров или его задачи гораздо шире и это и автоматизация процессов проведения совещаний и управление закупками и так далее.
  • Есть ли утвержденные и используемые в работе регламенты по этим процессам?
  • Планируется автоматизация сразу всего предприятия или по подразделениям?
  • Количество автоматизируемых сотрудников?
  • Какие платформы СЭД заказчик рассматривает? Какие уже посмотрел, что понравилось, что нет? Чтобы понять есть ли у Заказчика какие-то специфичные функциональные требования?
  • Есть филиалы, ДЗО или нет? Если есть, то как они будут встраиваться в архитектуру корпоративного электронного документооборота?
Интеграции и конвертации
Шестеренки.jpg
  • С какими системами используемыми у Заказчика планируется интегрировать СЭД
  • Какая интеграция нужна, просто на уровне статической информации в справочниках или прохождение workflow в одной системе должно инициировать действия в другой?
  • Необходимо ли проводить первоначальную миграцию данных в новую СЭД из существующих источников (ранее использовавшихся систем ЭДО, Excel или файловых хранилищ? Если да, то откуда и что это за информация?
  • Есть ли у Заказчика свои специалисты или поддержка по системам с которыми предстоит интегрироваться и из которых предстоит мигрировать данные?
ИТ требования
Предполагаемая схема резервного копирования в РОО Семья и здоровье (122585 v1).jpg
  • Какие варианты подключения пользователей к СЭД Заказчик планирует использовать (толстый клиент/web-клиент/мобильные приложения)?
  • Есть ли у Заказчика необходимое общесистемное ПО, Microsoft Server, Microsoft SQL Server и прочее?
  • Есть ли доменная архитектура в компании, все ли пользователи являются пользователями домена?
  • Если есть удаленные подразделения, филиалы, то какие предусмотрены технические средства коммуникаций с ними

Это всё лишь небольшая часть вопросов, которые помогают нам правильно оценить масштаб проекта по внедрению СЭД и предложить Заказчику один из вариантов внедрения:

Что дальше?

После внедрения начинается промышленная эксплуатация системы, её сопровождение и дальнейшее развитие. С нашим подходом к сопровождению СЭД вы можете ознакомиться здесь.