Проектное внедрение

Проектный подход к внедрению подразумевает в первую очередь активное участие в проекте профессиональной команды со стороны Исполнителя, помимо этого такой проект обычно характеризуется:

  • Широким охватом автоматизируемых процессов и глубиной их автоматизации на базе системы электронного документооборота;
  • Большим числом пользователей Заказчика, которые будут в дальнейшем работать в СЭД.

Как следствие от всего вышеописанного, проектное внедрение требует от самого Заказчика серьёзной организационной и финансовой готовности.

Untitled-1.jpg

Каким образом проходит проектное внедрение СЭД, сколько времени занимает и сколько это примерно стоит?

Стоимость проекта внедрения СЭД, как и почти любого консалтингового проекта складывается в первую очередь из трудозатрат Исполнителя помноженных на дневную ставку. Общие трудозатраты Исполнителя суммируются из трудозатрат на отдельные этапы и работы.

Как правило проектное внедрение СЭД состоит из следующих этапов:

  1. Инициация и планирование проекта.

    В рамках данного этапа проводятся организационные собрания, определяется состав команды проекта со стороны Исполнителя и Заказчика, производится разработка плана проекта, подготовка и утверждение Устава проекта и поставка программного обеспечения.

    Результат этапа:

    • Устав проекта;
    • План выполнения работ по проекту;
    • Приказ о начале проекта внедрения СЭД.

    Стоимость работ в рамках данного этапа, как правило, не велика.

  2. Обучение рабочей группы.

    В рамках данного этапа проводится обучение проектной команды со стороны Заказчика. Обучение данных специалистов выделено в отдельный этап, чтобы в дальнейшем, в ходе проведения обследования и проектирования системы эти специалисты со стороны Заказчика уже имели представление о системе и могли участвовать в подготовке и согласовании проектного решения.

    Результат этапа:

    • План-график обучения;
    • Протоколы результатов аттестации;
    • Специалисты рабочей группы со стороны Заказчика прошедшие обучение и аттестацию.

    В рабочую группу от Заказчика, как правило, входят 5-10 человек и их обучение обычно не превышает 100 – 150 тыс. рублей.

  3. Анализ требований и проектирование.

    В рамках данного этапа проводится изучение и анализ документооборота и бизнес-процессов Заказчика, разработка и согласование проектных решений.

    Результат этапа:

    • Проектное решение на внедрение СЭД с описанием бизнес-процессов Заказчика и схемами прохождения типовых маршрутов.
    • Технический проект на интеграцию и миграцию данных. Стоимость этого этапа сильно варьируется от проекта к проекту и зависит от количества процессов, которые планируется автоматизировать, от требований к интеграции, от необходимости загрузки первоначальных данных.
  4. Адаптация системы и её развертывание

    В рамках данного этапа специалистами Исполнителя проводится модификация системы в соответствии с проектным решением (доработка карточек, настройка схем типовых маршрутов и т.д.), тестирование проведенных модификаций, конвертация данных из существующих систем и интеграция с другими системами Заказчика. Также в ходе этого этапа проводится установка системы на промышленную среду, рабочие места пользователей и её настройка в соответствии с проектным решением.

    Результат этапа:

    • Система, адаптированная в соответствии с проектным решением под бизнес-процессы Заказчика;
    • Журнал выполненных модификаций системы;
    • Пользовательские инструкции по процессам;
    • Система развернутая на рабочих местах пользователей и настроенная в соответствии с проектным решением;
    • Шаблон Журнал учета установки системы на РМ.

    Этот этап в большинстве проектов оказывается наиболее трудоемким, потому что именно на нем к работе привлекается наибольшее число специалистов: разработчики, тестировщики, технические консультанты. Стоимость зависит от того насколько типовые процессы у Заказчика, от их количества, от сложности требуемых интеграций с другими системами. Как правило стоимость этого этапа составляет 30-40 процентов от общей стоимости проекта.

  5. Обучение рядовых пользователей

    В ходе данного этапа производится обучение рядовых пользователей на уже настроенной под бизнес-процессы Заказчика системе.

    Результат этапа:

    • План-график обучения;
    • Протоколы результатов аттестации;
    • Специалисты Заказчика прошедшие обучение и аттестацию.

    Стоимость работ по данному этапу зависит от количества пользователей, которые будут в дальнейшем работать в системе. Как правило мы полноценно обучаем 25-30% от этого числа пользователей, а для остальных проводятся вводные 3-4 часовые семинары по основным аспектам работы в системе.

  6. Опытная эксплуатация

    Во время данного этапа все пользователи работают в настроенной системе, а специалистами Исполнителя и оказываются консультации на рабочих местах. Если необходимо производится дополнительная модификация и настройка системы по результатам опытной эксплуатации.

    Результат этапа:

    • Система прошедшая опытную эксплуатацию;
    • Приказ о переводе системы в промышленную эксплуатацию.

    Данный этап, также, как и этап адаптация является одним из самых трудоемких. Во время опытной эксплуатации несколько консультантов Исполнителя постоянно находятся у Заказчика и помогают оперативно решать вопросы пользователей, который начали полноценно использовать систему. Количество консультантов рассчитывается обычно по следующему правилу 1 консультант на 50-70 пользователей, следовательно и стоимость работ в рамках данного этапа определяется количеством консультантов, которых требуется привлечь.
    В целом проектное внедрение СЭД может занимать от 2-3 месяцев до года и по стоимости проект может быть от 1-2 миллионов рублей до 15-20 миллионов.

Где Заказчик может сэкономить?

Если у Заказчика есть своя опытная команда ИТ-специалистов, то как правило при обучении рабочей группы мы обучаем 1-2 из них по курсу администрирования системы, а в дальнейшем и по курсу разработчика. Эти специалисты могут существенно помочь при развертывании системы и на этапе опытной эксплуатации и тем самым снизить итоговую стоимость проекта для Заказчика.