Самостоятельное внедрение

Еще один подход к внедрению, который тоже имеет право на существование это самостоятельное внедрение СЭД командой ИТ-специалистов со стороны Заказчика. Для успешности этого внедрения должны быть соблюдены следующие условия:

  • ИТ-специалисты Заказчика обязательно должны иметь опыт внедрения систем, знать принципы изучения бизнес-процессов, качественного сбора и документирования требований и уметь проектировать изменения в системе;
  • ИТ-специалисты Заказчика должны обязательно пройти предварительное обучение по системе электронного документооборота, которую собираются внедрять;
  • Необходимо чтобы ИТ-специалисты Заказчика, которые ведут это внедрение могли уделять ему не менее 50% от своего рабочего времени иначе, если они будут проводить внедрение по остаточному принципу, большую часть времени посвящая своей текущей работе, то проект неминуемо затянется и скорее всего будет обречен на провал;
  • В рамках внедрения, по крайней мере на первоначальном этапе не должно проводиться каких-то серьёзных доработок системы, необходимо постараться максимально обойтись типовым функционалом СЭД;
  • И самое важное опираясь на свои силы всё-таки заручиться консалтинговой поддержкой со стороны компании, которая профессионально занимается внедрением систем электронного документооборота и консультанты и разработчики со стороны которой в трудный момент могут помочь советом или разработать какой-то не типовой модуль.

Мы за время своей практики наблюдали ход нескольких таких проектов по самостоятельному внедрению СЭД и многие их них так и не были бы успешно завершены, если бы специалисты со стороны Заказчика в какой-то момент не обратились за поддержкой к нам. В каком-то проекте это была помощь в проектировании доработок системы под сложный процесс согласования договоров, в каком-то проекте это было выполнение работ по нетиповой интеграции с 1С и т.п.

Именно поэтому мы выработали специальное предложение для компаний которые самостоятельно внедряют системы электронного документооборота, оно заключается в следующем:

  • Между компанией решившей самостоятельно внедрять СЭД и нашей компанией подписывается SLA, согласно которому, мы готовы в согласованные сроки предоставить консультантов или разработчиков для выполнения задач, с которыми специалисты Заказчика не могут справиться своими силами;
  • Заказчик предоплачивает определенное число часов консультаций с нашей стороны;
  • Как только у Заказчика возникает необходимость в привлечении наших специалистов, мы совместно с его специалистами, оцениваем трудоемкость выполнения этой конкретной задачи и приступаем к её выполнению.

В рамках этого договора могут оказываться:

  • Доработка существующих и разработка новых модулей системы электронного документооборота;
  • Доработка существующих и разработка новых интеграционных решений;
  • Доработка существующих и разработка новых отчетных форм;
  • Настройка модулей СЭД;
  • Общее администрирование СЭД;
  • Обновление версий СЭД;
  • Консультационная поддержка пользователей;
  • Проведение обследований и написание технических заданий на доработку СЭД;
  • Обучение пользователей, как на территории Заказчика, так и на территории Учебного Центра компании TANAIS;
  • Оперативное устранение причин неработоспособности СЭД.

Выгоды данного подхода для Заказчика

Какие бы хорошие не были ИТ-специалисты у Заказчика, они могут чего-то не знать и где-то ошибаться, ведь у них нет за плечами многолетнего опыта внедрения систем электронного документооборота и десятков завершенных проектов по данной тематике. Сотрудники компании TANAIS такой опыт имеют и готовы использовать его для решения особо сложных задач

Заключив такой договор на комплексное сопровождение внедрения, Заказчик не берет на себя большие финансовые обязательства, но получает гарантию того, что когда на проекте потребуется помощь профессионалов по внедрению СЭД, то помощь придет незамедлительно.