История успеха АО «Гражданские самолеты Сухого»

О клиенте

Компания АО «Гражданские самолеты Сухого» (АО «ГСС») основана в 2000 году с целью создания и продвижения новых моделей гражданских самолетов. На сегодняшний день основным проектом компании является программа по созданию и развитию самолета Sukhoi Superjet 100.

Главный офис компании находится в Москве, производственные площадки работают в подмосковном Жуковском, Ульяновске, Воронеже, Новосибирске, а также в Комсомольске-на-Амуре (КнАФ), где производится окончательная сборка самолета.

Число работников

более 3000

Продукция

Гражданские самолеты

Оборот

-

Проблематика

Проблематика
1

Устаревшая импортная система документооборота

2

В электронное взаимодействие вовлечено менее 5% сотрудников компании

3

Сквозные бизнес-процессы в электронном виде отсутствуют

4

Безопасный удаленный доступ к корпоративной информации и документам невозможен

5

Отслеживание и контроль исполнения поручений высшего руководства трудоемки

6

Отсутствие единой системы документооборта и взаимодействия с филиалами

Задачи

1

Оптимизировать и автоматизировать процессы делопроизводства и управления совещаниями

2

Обеспечить контроль исполнения бизнес-процессов и регламентов

3

Сократить время рассмотрения документов и принятия решений по управленческим вопросам

4

Охватить автоматизацией 100% сотрудников офисов во всех филиалах

5

Организовать возможность удаленной мобильный работы руководителей к ECM-системе

6

Внедрить платформу для автоматизации основных бизнес-процессов

Задачи

Подготовка к реализации

  • GAP-анализ и адаптация

    Разработка прототипа решения

  • Демонстрация прототипа

    Подготовка технического задания

  • Заключение договора

    Оформление отношений

  • Старт проекта

    Внедрение системы DIRECTUM

Чего мы добились

Устаревшую систему EMC Documentum заменила современная российская система DIRECTUM.

Автоматизированы ключевые процессы документооборота: корпоративное взаимодействие, делопроизводство и работа с поручениями, управление совещаниями. Более 2500 сотрудников во всех филиалах теперь взаимодействуют в едином информационном пространстве. Руководители компании могут контролировать процессы и исполнение поручений, а благодаря мобильному решению DIRECTUM Solo подключаться к рабочим вопросам стало возможно в любое время – в режиме 24/7.

Преимущества автоматизации процессов особенно заметны при взаимодействии с филиалами. Так как КнАФ и другие обособленные подразделения расположены достаточно далеко от головного офиса АО «ГСС», для взаимодействия используется механизм репликации.

Алексей Пестерев

Алексей Пестерев

Руководитель проекта внедрения компании TANAIS

«Проект внедрения в АО «ГСС» уникален для всего сообщества DIRECTUM – в рамках проекта были внедрены лучшие решения, а совместная работа команды Заказчика и TANAIS позволила добиться высоких результатов в сокращенные сроки. Сейчас в системе DIRECTUM работают все сотрудники компании, автоматизированы основные бизнес-процессы».

  • Сжатые сроки

    Менее 8 месяцев на основную часть проекта

  • Полный охват

    100% офисных сотрудников работают в системе

  • Мобильный доступ

    Мобильная работа руководителей

  • Миграция данных

    Перенос более 100 000 объектов EMC Documentum 5.3 в DIRECTUM

Как мы это сделали

Используемые решения и сервисы

  • Делопроизводство

    Регистрация, рассмотрение и согласование документов, исполнение поручений

  • Совещания и заседания

    Подготовка повесток, протоколов, контроль принятых решений

  • Интеграционные решения

    Интеграция с 1С, НСИ КСУ ОД

  • Механизмы репликации данных

    Передача данных между серверами

  • DIRECTUM Solo

    Мобильное приложение для топ-менеджеров

Срок реализации проекта

  • Старт проекта

    01.05.2017

  • Завершение проекта

    30.07.2018

  • Сопровождение и развитие системы

    С 01.05.2018

Отзыв клиента

Основные доработки

Делопроизводство

Процессы делопроизводства автоматизированы с помощью модуля «DIRECTUM: Канцелярия», который охватил работу с основными видами документов:

·    Входящие документы. Доработан механизм занесения скан-образов документов, который теперь автоматически проставляет штамп на документ в электронном виде, где указывается регистрационная информация о нем: номер документа, дата и т.п.
  

·    Поручения. При работе с поручениями учитывается организационно-штатная структура, т.е. руководитель не может напрямую выдать поручение сотруднику не своего подразделения.
  

·    Исходящие документы. На последнем этапе регистрации сделана дополнительная проверка на наличие отсканированной версии документа в формате PDF.
  

·    Служебные записки.
  

·    Приказы и распоряжения.
  

·    Отчеты по исполнительской дисциплине для высшего руководства. При формировании отчетов руководители могут задавать параметры, в разрезе которых будет представлена информация.
  

·    Служебные записки в департамент информационных технологий. По результатам согласования служебная записка и все связанные приложения автоматически отправляются от имени инициатора по электронной почте на единый адрес системы технической поддержки, далее служебная записка регистрируется и обрабатывается соответствующими специалистами.
  

Совещания

Охватить полный цикл работ – от согласования повестки встречи до контроля исполнения принятых решений – позволил модуль «DIRECTUM: Управление совещаниями».

В системе DIRECTUM инициатор совещания или секретарь создает мероприятие и согласовывает с участниками время проведения и повестку. При необходимости всегда можно скорректировать текст повестки, список участников и др. Протокол встречи формируется так же – в СЭД,  непосредственно во время совещания. Все вынесенные решения и поручения поступают в работу сразу после согласования повестки руководителем.

Процессы рассмотрения документов руководителями АО «ГСС» значительно ускорились за счет использования мобильного решения DIRECTUM Solo на платформе iOS. Те, руководители, которые замыкают на себе большое количество процессов, теперь имеют возможность подключиться к работе вне офиса.Также для руководителей и простых пользователей системы были разработаны отдельные специализированные обложки со своими сценариями и компонентами.

1.png

2.png

Интеграционные решения

Для более удобной работы пользователей в информационном пространстве АО «ГСС» налажена интеграция СЭД с другими решениями:

·     DIRECTUM и Active Directory для получения информации о пользователях системы и сквозной аутентификации.
  

·     DIRECTUM и – 2 раза в день синхронизируется информация, касающаяся организационно-штатной структуры.

Интеграционное решение с 1С учитывает такой момент, как работа по совместительству, например, если сотрудник замещает коллегу, находящуюся в декрете. Как правило, интеграция настроена по должности сотрудника на основном месте работы, и если вручную в DIRECTUM изменить какие-то данные по должностям, то в момент синхронизации с 1С все внесенные изменения исчезнут. Чтобы исключить подобные ситуации, была доработана карточка справочника «Работники» и сам механизм интеграции, который теперь позволяет выделить тех работников, синхронизация по которым временно не выполняется по части их должности.
  

·     DIRECTUM и корпоративная система управления основными данными (внутренняя система с нормативно-справочной информацией (НСИ), разработка компании RC Group) – каждый час синхронизируется информация по контрагентам, которая хранится в системе первоисточнике – в КСУ ОД (СУБД PostgreSQL).

  

Особого внимания потребовал момент, связанный с ограничением передачи данных по физическим лицам и индивидуальным предпринимателям. Эти данные в системе DIRECTUM не должны содержать юридические адреса и адреса проживания, поэтому были наложены ограничения в интеграции.
  

В системе DIRECTUM реализована возможность работы с входящей и исходящей корреспонденцией, при этом учитывается работа как с существующими организациями, полученными через интеграцию из НСИ, так и с организациями, которые впервые контактируют с АО «ГСС».
  

Для ответственных за ведение НСИ разработан бизнес-процесс, который инициируется при появлении новой организации, указанной в регистрационно-контрольной карточке (РКК). Сотрудник получает задание на проверку или создание нового контрагента: если информация о контрагенте заносится в КСУ ОД, то и в системе DIRECTUM появляется информация по данной организации посредством настроенной интеграции. Если ответственному за НСИ не известна организация, то он может запросить дополнительную информацию у регистратора в рамках бизнес-процесса DIRECTUM.

Мобильное решение для руководителей DIRECTUM Solo

Мобильное решение для АО «ГСС» отличается от стандартной версии, т.к. были учтены пожелания со стороны функционального заказчика.

Согласно принципу чистого листа, в DIRECTUM Solo настроена автоматическая очистка папки «Входящие». Таким образом, здесь находятся только нерассмотренные задания, а все остальные распределяются по соответствующим папкам.

gss-3.png


Папка «Входящие»

Руководители работают над заданием самостоятельно либо выдают поручения подчиненными. Если по основному поручению выдано еще одно, то приложение перемещает это задание в папку «Расписанные», чтобы опять же выполнялся принцип чистого листа.

gss-4.png


Обложка мобильного приложения DIRECTUM Solo в АО «ГСС»

Для удобства работы с мобильным приложением DIRECTUM Solo произведено несколько доработок:

1.      Резолюции и поручения отправляются от имени Президента АО «ГСС», даже в случае если формируются Руководителем аппарата Президента АО «ГСС» или его помощником.

2.      Создан специальный сценарий, который позволяет автоматически формировать список исполнителей, которые доступны для пользователя мобильного приложения. Список исполнителей при этом формируется и актуализируется на основании часто выдаваемых поручений пользователя. Таким образом, администратору системы не требуется формировать и актуализировать список исполнителей вручную.

3.      Адаптированы многие типовые маршруты, используемые в desktop-клиенте DIRECTUM.
Реализован механизм по отслеживанию рабочего состояния сервера мобильного приложения, что дает возможность в реальном времени наблюдать за статистикой работы и оперативно получать отчеты по ошибкам.

Миграция исторических данных

До начала проекта внедрения DIRECTUM компания АО «ГСС» использовала устаревшую систему документооборота EMC Documentum 5.3, которая не отвечала всем требованиям, а также просто не могла обеспечить работу всех сотрудников компании по самым простым задачам: создать и отправить на согласование служебную записку, отправить поручение на исполнение или направить документ на рассмотрение в другое подразделение.


В рамках проекта внедрения выполнен перенос всех основных документов и информации из EMC Documentum в DIRECTUM.

Миграция исторических данных потребовала от команды внедрения решения задач по анализу всех документов, их реквизитов и справочных данных системы. В результате миграции исторических данных в течение 5 дней была выполнена миграция:

1.      Более 100 000 записей справочников.

2.      Более 79 000 основных документов.

3.      Более 41 000 связанных документов.

4.      6 видов документов.


Компания АО «ГСС» получила единый архив документов, что позволило отказаться от параллельной работы в двух системах документооборота (архивной и рабочей), а также отсутствие необходимости поиска оригинала документов в архиве компании.


Марковский Роман Викторович, директор департамента информационных технологий АО «ГСС»

«Каждая информационная система, внедренная в АО «ГСС» закрывает задачи определенного направления компании, департамента или целого производства. При решении вопроса замены системы документооборота мы ориентировались на ту систему, которая позволит обеспечить работу всех сотрудников компании, учитывая принятые единые принципы обработки документов, а также требования функциональных заказчиков. Для нас таким выбором стала система DIRECTUM. Уже сейчас мы можем дать положительную оценку проекту внедрения DIRECTUM. Создано единое информационное поле, которое связано с основными крупными информационными системами АО «ГСС». Обеспечено взаимодействие каждого подразделения и департамента как в Москве, так и в других обособленных подразделениях, в том числе взаимодействие между нашими производствами в разных концах страны.

Особенно хочется отметить эффективность и слаженность работы команды TANAIS. Профессиональная и правильно выстроенная работа, четкое понимание наших требований позволили достичь поставленных целей в кратчайшие сроки».

Планы

Сейчас АО «ГСС» и TANAIS совместно проводят работы по развитию системы DIRECTUM, постоянно улучшая и внедряя новые решения для пользователей и администраторов.

Будучи в составе Объединенной авиастроительной корпорации (ОАК) АО «ГСС» планирует произвести интеграцию систем DIRECTUM для поддержания единого информационного пространства. К слову, DIRECTUM в ОАК успешно работает с 2014 года.

Стать клиентом
Стать партнером
Стать сотрудником
Хотите получить предложение от нас?
Задайте вопрос эксперту:
ФИО* Телефон* Ваша компания* Вопрос*

Соглашаюсь на обработку персональной информации в соответствии с пользовательским соглашением

Хотите работать с нами?
Задайте вопрос эксперту:
ФИО* Телефон* Ваша компания* Вопрос*

Соглашаюсь на обработку персональной информации в соответствии с пользовательским соглашением

Хотите к нам в строй?
Задайте вопрос эксперту:
ФИО* Телефон* Желаемая должность* Расскажите о себе*

Соглашаюсь на обработку персональной информации в соответствии с пользовательским соглашением