БЭЛ Девелопмент. История успеха

В рамках повышения эффективности бизнес-процессов компания ООО «БЭЛ Девелопмент» планировала автоматизацию бизнес-процессов на базе системы DIRECTUM. Перед началом выполнения работ возникали определенные опасения, связанные с использованием и развитием системы внутри компании. Однако, опираясь на опыт внедрения в девелоперских компаниях, специалистам TANAIS удалось убедить клиента, что он получит удобный, актуальный и функциональный продукт, способный эффективно решать поставленные задачи.

ООО «Бэл Девелопмент» – это полнопрофильная девелоперская компания, занимающаяся инвестициями, строительством нетривиальных объектов недвижимости не только в Москве, но и в других регионах России, а также странах СНГ. К основным видам деятельности предприятия можно отнести: строительство, эксплуатацию и сдачу в аренду складской и офисной недвижимости, а также строительство элитной жилой и гостиничной недвижимости.

Особенности отрасли и деятельности самой компании БЭЛ Девелопмент диктуют комплексность бизнес-процессов. Работа с документами и особенно процесс управления договорами стал занимать слишком много времени. Это стало одной из первопричин перехода компании на электронный документооборот. Также он должен был облегчить создание электронного архива документации компании.

Наша команда приступила к внедрению системы в конце января 2016 года. Весь процесс внедрения системы был поделен на конкретные итерации (этапы), что позволило команде внедрения максимально точно и оперативно доработать необходимые процессы и выполнить проект в строго отведенные сроки. В результате был автоматизирован процесс управления документами: входящие, исходящие и внутренние документы, служебные записки, работа с поручениями; блок управления договорами, включая согласование счетов и реестра платежей.

Одним из нововведений, которые мы апробировали на этом проекте, стало составление специфической документации о системе по итогам проекта.

Были составлены:

  • Технический паспорт системы, для администраторов и разработчиков… (подробнее), который позволит всегда держать в актуальном состоянии информацию о системе DIRECTUM, о состоянии серверов, а также специфичную информацию для команды сопровождения системы DIRECTUM.
  • Сводная информация по системе, для руководства компании и заинтересованных лиц, где технические данные изложены более доступным языком. Помимо этого, сам документ содержит информацию об итогах проекта внедрения.

В дальнейшем мы планируем использовать такой подход на каждом проекте по внедрению, поскольку это значительно упрощает как сопровождение системы, так и ее развитие.

Как и на большинстве проектов со значительным объемом доработки, в БЭЛ Девелопмент мы обучили всех сотрудников, которые работают в системе, а также отдельное внимание уделили обучению руководящего состава.

Конечно не обошлось и без определенных сложностей, связанных с доработкой системы. По результатам этого проекта мы вынесли для себя один очень важный урок: в любом проекте внедрения, вне зависимости от его сложности, трудоемкости и автоматизируемых процессах необходимо очень хорошо понимать, кто и как будет работать в системе, и исходя из этого формировать и на определенных этапах расширять проектную группу со стороны клиента. Так, если руководитель планирует сам активно работать в системе, то его обязательно необходимо подключать к демонстрации выполненных доработок и модификаций, иначе важные замечания и пожелания к системе могут быть упущены.

В целом, стоит сказать, что это был интересный и необычный проект, который добавил для нас опыт и навыки для следующих внедрений документооборота в сфере девелопмента. Наша команда растет, развивается и не перестает получать бесценный опыт.

Отзывы