Оптимизация системы DIRECTUM и переход с версии 4.7 на версию 5.0.3 в компании «Э.ОН Россия»

Название клиента: ОАО «Э.ОН Россия»

Интернет-адрес: www.eon-russia.ru

География проекта: г. Москва, г. Шатура (МО), г. Шарыпово (Красноярский край), пос. Озерный (Смоленская область), г. Сургут, пос. Яйва (Пермский край).

Отрасль: энергетика


Цели проекта:

  • изменение пользовательского интерфейса веб-версии системы DIRECTUM;
  • оптимизация работы маршрутов документооборота.

Особенности внедрения: многочисленная, территориально-распределенная структура компании.

Результаты проекта:

  • увеличение общей продуктивности системы;
  • значительное снижение количества негативных отзывов пользователей.

Срок реализации проекта: сентябрь 2014 г. – декабрь 2014 г.

Масштаб проекта: 2500 удаленных пользователей, при 400 одновременно работающих сотрудниках.

Справка о компании

ОАО «Э.ОН Россия» зарегистрировано 4 марта 2005 года в г. Сургуте. Уставный капитал компании - 25 219 482 458,37 руб., номинал одной акции – 0,4 руб.

83,7% акций ОАО «Э.ОН Россия» принадлежит E.ON RussiaHoldingGmbH. – 100-процентному дочернему предприятию международного энергетического концерна E.ON SE.

В состав ОАО «Э.ОН Россия» входят пять тепловых электрических станций общей мощностью 10 345 МВт: Сургутская ГРЭС-2 (5597 МВт), Березовская ГРЭС (1600 МВт), Шатурская ГРЭС (1493 МВт), Смоленская ГРЭС (630 МВт), и Яйвинская ГРЭС (1025 МВт).

Производство электроэнергии в 2013 году – 62,995 млрд кВт.ч, теплоэнергии – 2 145 тыс. Гкал.

Инвестиционная программа ОАО «Э.ОН Россия» предусматривает строительство 2400 МВт новых генерирующих мощностей. Ввод 4-х парогазовых энергоблоков суммарной мощностью 1600 МВт состоялся в 2010-2011 годах на Шатурской ГРЭС, Сургутской ГРЭС-2 и Яйвинской ГРЭС. Еще один проект инвестиционной программы – строительство пылеугольного энергоблока мощностью 800 МВт Березовской ГРЭС ‑ находится на финальной стадии реализации.

eon_img1o.jpg

История проекта

В 2010 году в ОАО «Э.ОН Россия» была внедрена система электронного документооборота DIRECTUM на платформе 4.7. По прошествии 4 лет работы системы, пользователи стали отмечать значительное снижение быстродействия системы, жаловаться на сложность маршрутов бизнес-процессов. В связи с этим, Директором по бизнес-процессам и информационным технологиям было принято решение перейти на новую версию системы DIRECTUM и провести анализ системы на предмет возможной оптимизации бизнес-процессов.

В конце 2014 года команда консультантов и разработчиков ООО «ТАНАИС Ритейл» приняла участие в проекте обновления версии DIRECTUM до 5.0.3.

Для определения основных источников ошибок и проблем при работе с системой DIRECTUM, специалисты ОАО «Э.ОН Россия» провели централизованный опрос основных пользователей. По результатам интервьюирования было установлено, что основной проблемой, с которой сталкиваются пользователи – это быстродействие системы. Вторая проблема – отсутствие навыков у основной массы пользователей в применении стандартной функциональности системы DIRECTUM.

По итогам опроса были сформулированы цели проекта и переданы проектной команде ТАНАИС.

Содержание и рамки работ:

  1. Оптимизировать следующие бизнес-процессы:
    • Регистрация входящих документов и вынесение резолюций.
    • Подготовка, согласование и регистрация исходящих документов.
  2. Перевести на новую версию следующие структурные единицы компании:
    • Исполнительный аппарат ОАО «Э.ОН Россия»
    • Филиал «Сургутская ГРЭС-2» ОАО «Э.ОН Россия»
    • Филиал «Шатурская ГРЭС» ОАО «Э.ОН Россия»
    • Филиал «Березовская ГРЭС» ОАО «Э.ОН Россия»
    • Филиал «Яйвинская ГРЭС» ОАО «Э.ОН Россия»
    • Филиал «Смоленская ГРЭС» ОАО «Э.ОН Россия»
    • Филиал «Э.ОН Инжиниринг» ОАО «Э.ОН Россия»

По итогам проекта

Проект позволил существенно снизить нагрузку на аппаратное обеспечение и оптимизировать логику маршрутов, за счет чего удалось разгрузить Workflow. Были также изменены общие настройки, влияющие на производительность системы, произведена оптимизация прикладной разработки, обновлен интерфейс и подготовлены новые пользовательские инструкции.

Благодаря возможностям обновленной платформы, активные пользователи предыдущей версии начали работу в DIRECTUM без предварительного обучения, поскольку система, согласно действиям пользователя, запускает обучающие видеоролики с подсказками, что значительно упрощает освоение новых функций и сокращает затраты на обучение.

Также в рамках проекта консультантами ТАНАИС были подготовлены видео инструкции, которые упростили обучение пользователей.

По итогам проекта был значительно снижен уровень негативных отзывов пользователей о медленной работе системы, увеличена общая продуктивность системы.

Развитие проекта

В январе 2015 г. компания ТАНАИС заключила с ОАО «Э.ОН Россия» соглашение о технической поддержке системы электронного документооборота DIRECTUM 5.0.3, рассчитанное на три года.

В компании «Э.ОН Россия» автоматизирован большой объем документооборота на базе DIRECTUM:

  • Согласование служебных записок, приказов и распоряжений.
  • Регистрация входящей и исходящей корреспонденции.
  • Учет корреспонденции по инвестиционным проектам и контроль выполнения резолюций.
  • Контроль исполнения решений протоколов совещаний по инвестиционным проектам.
  • Учет документации по инвестиционным проектам.

Под проект была выделена команда специалистов, закрепленная персонально за заказчиком. Специалисты выполняют работы по технической поддержке и сервисному обслуживанию на всех линиях поддержки вне зависимости от количества открытых (находящихся в работе и поступивших) заявок. Проект интересен тем, что благодаря территориально-распределенной структуре компании заказчика, время оказания услуг в соответствии с учетом разницы часовых поясов филиалов заказчика – с 5:00 до 18:00 (по московскому времени).

Как рассказывает руководитель отдела разработки ПО компании ТАНАИС, Павел Киселёв, проект технической поддержки компании «Э.ОН Россия» имеет свою специфику:

«Территориально-распределенная структура компании (центральный офис в Москве, 5 филиалов на территории России, а также филиал «Э.ОН Инжиниринг» ОАО «Э.ОН Россия» и ООО «Э.ОН Коннектинг Энерджис») отражается на времени работы специалистов поддержки - с 5:00 утра по московскому времени. Взаимодействие с пользователями происходит на базе собственной службы технической поддержки компании «Э.ОН Россия». Объем обращений достаточно высок: ежедневно поступает около 5 разного характера. Надеемся, что сотрудники компании «Э.ОН Россия» останутся и впредь довольны нашей работой, а успешное использование системы DIRECTUM даст возможность для дальнейшего ее развития и совершенствования бизнес-процессов».

Отзывы