История успеха. Успешное завершение третьего этапа внедрения DIRECTUM в ПАО «ВАСО»

ПАО «Воронежское акционерное самолетостроительное общество», входящее в состав ПАО «Объединенная авиастроительная корпорация», является одним из ведущих предприятий отрасли и специализируется на выпуске самолетов для гражданской авиации: широкофюзеляжных лайнеров Ил-96-300, Ил-96-400, ближнемагистральных самолетов Ан-148. В рамках кооперации ВАСО изготавливает узлы и агрегаты для отечественного самолета Sukhoi SuperJet 100, европейского концерна Airbus, Ан-148 украинской сборки, Ил-76МД-90А.

Внедрение ECM-системы DIRECTUM началось в октябре 2015 года. Необходимо было учесть то, что компания-заказчик является масштабной организацией с множеством сложных бизнес-процессов. В связи с этим было принято решение один большой проект по внедрению и автоматизации разбить на несколько этапов. Руководство ВАСО совместно со специалистами TANAIS выработали собственную стратегию внедрения. На первом этапе была автоматизирована работа с входящими документами и поручениями генерального директора.

Второй этап (новость / история успеха) состоял в тиражировании системы внутри компании с применением веб-доступа системы DIRECTUM и обучении сотрудников, что позволило объединить системой электронного документооборота структурные подразделения предприятия. Таким образом, электронная система документооборота значительно упростила получение, тиражирование и исполнение документов, содержащих поручения либо действия исполнителей.

Следующим, третьим этапом внедрения системы DIRECTUM в ПАО «ВАСО» стала автоматизация бизнес-процесса по согласованию договорных документов, которая позволила сделать работу предприятия с договорами и контрактами более эффективной.

Положительный результат достигается за счёт:

  • автоматизации процесса создания и утверждения договоров;

  • сокращения временных затрат на согласование;

  • обеспечения надлежащей процедуры утверждения;

  • повышения эффективности контрольной деятельности; 

  • повышения уровня безопасности хранения договорных документов.

Третий этап на данный момент можно считать самым масштабным, поскольку каждый процесс согласования договорных документов предполагает комплексное взаимодействие сразу нескольких структур. В договорных процессах принимают участие порядка 90 подразделений предприятия, среди них: отдел экономической безопасности, договорно-правовой отдел, бухгалтерия, казначейство, коммерческий департамент, отдел закупок и т.д. Нашей команде необходимо было учесть ряд ключевых факторов, характерных для протекания бизнес-процессов данного конкретного заказчика:

  • в процессе согласования единовременно участвуют от 3 до 7 подразделений в зависимости от вида договора;

  • при работе с гособоронзаказами к согласованию подключается военное представительство;

  • все договоры, их условия и контрагенты тщательно проверяются на предмет экономической безопасности.

Необходимо отметить, что основная масса работ осуществлялась силами нашего Воронежского филиала  компании TANAIS на территории заказчика.

Автоматизация процессов по управлению договорными документами выполнена на основании бизнес-решения «DIRECTUM: Управление договорами», а также набором средств интеграции DIRECTUM для обмена данными с учетной системой 1С.

Помимо автоматизации договорной деятельности, специалисты TANAIS обновили действующую систему до версии 5.3. Теперь возможности веб-клиента, с которым работают большинство сотрудников (а их на данный момент уже более 300), не уступают функционалу десктоп-клиента.

В настоящее время договорная деятельность внутри ПАО «ВАСО» ведется исключительно в электронном виде, согласование ведется только в СЭД, что позволило повысить контролируемость самого процесса. Благодаря работе и взаимодействию в СЭД каждый участник процесса понимает объем работ и сроки их исполнения.

Так же удалось добиться:

  • снижения затрат времени на работу с договорами;

  • повышения прозрачности договорного документооборота;

  • повышения уровня информационной безопасности.

По словам Алексей Пестерева, руководителя проекта внедрения компании TANAIS, на ближайшее время запланировано дальнейшее развитие проекта. Планируется введения дополнительных видов договорных документов, которые позволят охватить все процессы по управлению договорами на предприятии.

Отзывы