Успешное завершение первого этапа внедрения DIRECTUM в ПАО «ВАСО»

Компания TANAIS успешно завершила первый этап внедрения системы DIRECTUM в ПАО «Воронежское Акционерное Самолетостроительное Общество» (ПАО «ВАСО»).

detail_120116.jpg

ВАСО – одно из старейших и передовых предприятий авиационной отрасли, также старейшее предприятие самого города Воронежа, внутри которого трудится большой штат сотрудников, около 6000 человек в более чем 80 подразделениях. ВАСО являясь многопрофильным предприятием выпускает как серийные самолеты ИЛ-96 различных модификаций, Ан-148, так и множество агрегатов и узлов для таких самолетов как Airbus и Sukhoi Superjet. Помимо этого, ВАСО занимается модификацией и обслуживанием самолетов авиакомпаний.

До начала проекта Заказчик уже работал в системе электронного документооборота. Данная система частично закрывала некоторый функционал, который был выполнен нами в рамках первого этапа. Однако данная система не устраивала по таким показателям как гибкость и возможность адаптации к процессам заказчика, масштабируемость и стабильность системы. По результатам эксплуатации было принято решение о смене на современную и надежную систему.

Стоит отметить, что решение о необходимости внедрения системы электронного документооборота, которая максимально автоматизирует работу с документами и решит целый ряд вопросов было принято на высшем уровне – генеральным директором ПАО «ВАСО».

Первое – это единое окно регистрации и ведение электронных документов, создание электронного архива предприятия.

Второе – перевод бизнес процессов в электронный вид.

Третье – оптимизация человеческих ресурсов, чтобы по предприятию перестали ходить так называемые «ходоки». Ходоками называют тех, кто ходит по заводу с папками документов из отдела в отдел. У предприятия настолько большая территория, что по ней ходит специальная маршрутка. Одна взлётно-посадочная полоса 3 километра, а большинство отделов, подразделений разбросано по территории. Из-за этого любая доставка документов занимает очень много времени. В день может доходить до 100 писем, входящих в канцелярию, а помимо этого существует документация, которая перемещается между отделами, цехами, подразделениями (служебные записки, заявления, проектно-конструкторская документация и т.д.). Большая территория влияет и на скорость выдачи поручений, то есть само поручение до исполнителя тоже идет долго.

После принятия решения о внедрении более основательной системы электронного документооборота, большое количество времени ушло сначала на выбор платформы, а затем и на выбор подрядчика. Особенности отрасли и масштабность проекта повлияли уже на этапе выбора подрядчика. Выдвигался целый ряд требований, которые должны были отсеять потенциально проблемные варианты.

В первую очередь подрядчик уже должен был иметь опыт внедрения в самолетостроительной компании. Помимо этого, в команде должны были быть специалисты широкого профиля, которые внедряли систему в разных областях и направлениях.

Особенностью проекта и этапа выбора подрядчика стало распоряжение генерального директора о обязательных референс-визитах. ИТ директор и руководитель проекта со стороны заказчика специально приезжали в Москву и общались с нашими клиентами.

После утверждения компании TANAIS в качестве подрядчика, начался процесс внедрения. Заказчик понимал, что если начать автоматизировать сразу все процессы, это может занять слишком много времени и будет не рационально. Поэтому учитывая масштаб организации и довольно сложные бизнес-процессы было принято решение один большой проект по внедрению и автоматизации разбить на несколько этапов.

В рамках первого этапа заказчик принял решение автоматизировать входящую документацию, если говорить об отделах, то это затронуло канцелярию, дирекцию и отдел БКИД (Бюро Контроля Исполнительской Дисциплины). Перед нами стояла задача внедрить систему в этих отделах и начать опытную эксплуатацию во временные рамки, определенные Заказчиком с октября по декабрь 2015 года.

Работы, в свою очередь, тоже были разделены на этапы. Уже до старта проекта мы знали требования к системе и уже имели минимально настроенную базу, то есть подготовку мы начали заранее. Все это было сделано для того, чтобы максимально быстро выполнить работы по первому этапу проекта, поскольку полтора месяца на внедрение DIRECTUM это достаточно сжатые сроки, особенно если внедрение проходит в крупной компании.

Еще одной особенностью стали высокие внутренние требования к безопасности, которые ограничивали удаленный доступ к серверам системы не из территории завода. Учитывая этот фактор, было принято решение проводить работы по максимально эффективно на территории заказчика не увеличивая количество командировок, запланированных в рамках проекта. Практически всю работу наша команда провела в Воронеже на территории завода.

За это время нами были проведены следующие работы:

  • Установка системы на 39 рабочих мест
  • Обучение рядовых пользователей
  • Обучение сотрудников канцелярии
  • Обучение секретарей генерального директора

Администраторы системы на протяжении двух недель обучались удаленно по курсам, которые проводила компания DIRECTUM.

Помимо этого, было проведено обучение каждого директора в отдельности. Такой подход позволил оперативно обучить и найти индивидуальный подход к каждому из руководителей, которые будут работать с системой начиная с первого этапа.

Перед запуском опытной эксплуатации системы было проведено тестирование системы по тест-плану в трех направлениях:

  • Работа пользователя
  • Работа бизнес-пользователя
  • Работа администратора

Были написаны инструкции для всех бизнес пользователей. Ряд сотрудников, перед тем как начать работать, распечатали себе инструкции и работают строго по ним. Мы получили большое количество положительных отзывов, поскольку ни к одной системе, которую использовали до этого, не было красивой, понятной инструкции.

Важной особенностью бизнес процессов в ВАСО является то, что генеральный директор лично контролирует все поручения, которые он выдал, и хочет максимально быстро узнавать их статус. Специально для этой задачи был разработан так называемый светофор. Все записи справочника «Поручения» автоматически раскрашивается в зависимости от того, какой у них срок на текущий момент: если задание выполнено, оно зеленого цвета, если поручение находится в работе и срок не подошел к критической отметке, то оно оранжевого цвета, а если до конца исполнения осталось три дня или меньше, или поручение просрочено, то оно становится красного цвета. Руководитель всегда может отфильтровать поручения по цвету, оперативно увидеть, статус поручений и понять, кого стоит дополнительно простимулировать к выполнению. До этого раз в неделю генеральному директору приносили отчет минимум на 20 листах по выполнению поручений, подготовкой которого занималась специальная служба БКИД.

В конце декабря 2015 года завершился этап опытной эксплуатации, а с января 2016 года идет промышленная эксплуатация. В день регистрируется от 80 до 100 и более входящих писем и выдается по ним приблизительно такое же количество резолюций.

Как уже говорилось, планируется второй этап внедрения. Он интересен нам тем, что начинается движение вниз по подразделениям компании: автоматизация цехов, отделов и конкретных людей. В компании закуплено 120 пользовательских лицензий, то есть это около 360-400 пользователей, которые могут быть автоматизированы. Будут автоматизированы все начальники цехов, начальники отделов и некоторые ответственные исполнители тоже будут работать в системе. Мы будем работать по процессам ОРД, и продолжим автоматизацию исходящих писем. Помимо этого, нас ждут два больших и самых интересных этапа – это полная автоматизация договорного процесса и автоматизация совещаний и заседаний. Все это вынесено во второй этап, чтобы постепенно автоматизировать всех пользователей.

Отзывы