Внедрение системы DIRECTUM в компании ОАО «Славянка»

Название клиента: ОАО «Славянка»

Интернет-адрес: www.slav-ex.ru

География проекта: г. Москва

Отрасль: ЖКХ



Цели проекта: Внедрить систему электронного документооборота в целях совершенствования бизнес-процессов компании.

Используемые решения и сервисы:

  • Классическое делопроизводство
  • Рассмотрение и вынесение резолюций
  • Ведение электронного архива документов
  • Исполнение и контроль за исполнением документа по резолюции руководителя
  • Управление договорами

Особенности внедрения:

  • Обеспечение безопасности информации путем разграничения прав доступа, т.к. ранее документы головного офиса могли стать достоянием любого филиала компании;
  • Распределенная система;
  • Интеграция с 1С:ЗУП на уровне справочников.

Результаты проекта:

  • Проведена автоматизация процессов работы с входящими/исходящим и управление договорами в головной организации и всех филиалах холдинга;
  • Реализована интеграция между DIRECTUM и 1С ЗУП и автоматическое связывание данных о пользователях, загружаемых из Active Directory со справочником Работники системы DIRECTUM, что позволило исключить дублирование и ошибки, заменив ручной ввод данных автоматической синхронизацией между системами.

Срок реализации проекта: сентябрь 2013 г. - февраль 2014 г.

Масштаб:

  • Количество клиентских лицензий – 600;
  • Количество автоматизированных пользователей – 1000;
  • Количество автоматизированных процессов – 6.

Краткая справка о компании

ОАО «Славянка» - крупнейшее предприятие России в сфере жилищно-коммунального хозяйства. Основное направление деятельности компании – управление специализированным жилищным фондом Министерства обороны РФ, эксплуатационное содержание и комплексное обслуживание казарменно-жилищного фонда и сетей водоснабжения военных городков.

slavyanka1.jpg

История проекта

В 2013 году руководство ОАО «Славянка» столкнулось с определенными трудностями - существующая Система Электронного Документооборота перестала отвечать требованиям бизнеса, информация в системе содержала много дублированных данных, процессы были осложнены большим количеством ежедневных операций и проходили не оптимально.

В конце 2013 года был объявлен тендер на внедрение системы DIRECTUM, который выиграла компания ТАНАИС и в кратчайшие сроки начала проект.

Вот что говорит по результатам проекта Палагин Андрей Анатольевич, заместитель генерального директора по информационным технологиям:

- Одной из приоритетных задач стала интеграция системы DIRECTUM и 1С:ЗУП. Так как справочники Пользователи, Работники, Персоны, Подразделения, Наши организации ранее заполнялись в СЭД в ручном режиме, то данные по оргштатной структуре такой крупной организации не всегда соответствовали действительности. Необходимо было настроить автоматическую синхронизацию данных из 1С:ЗУП в DIRECTUM и автоматическое связывание данных о пользователях загружаемых из Active Directory со справочником Работники системы DIRECTUM. В настоящее время в системе находится только актуальная информация по пользователям и работникам, что исключает при работе бизнес-процессов возникновение ошибок при назначении исполнителей.

Стоит отметить, что дополнительной сложностью при проведении работ по интеграции с 1С Зарплата и Управление Персоналом было наличие нескольких десятков распределенных баз 1С по числу подразделений ОАО «Славянка». Поэтому при выполнении работ по интеграции необходимо было учитывать возможные коллизии и предусматривать варианты их разрешения, с чем специалисты ТАНАИС успешно справились.

В результате осуществления проекта внедрение системы DIRECTUM в компании ОАО «Славянка»:

  • Деятельность работников Канцелярии и помощников руководителей свелась к минимальному количеству операций по обработке корреспонденции и отправке ее на рассмотрение и исполнение поручений. Что существенно ускоряет процесс доставки информации до конечного исполнителя и выполнения поставленной задачи. Упростился процесс снятия поручения с контроля. Раньше это делалось сотрудниками контрольно-аналитического отдела вручную.
  • Договорные процессы стали прозрачней, появилась возможность проводить аналитику по количеству заключаемых договоров по виду деятельности и другим критериям; контролировать оплаты по уже заключенным договорам и дополнительным соглашениям, что позволяет избежать переплат; планировать бюджет организации на будущие периоды.

28 февраля система DIRECTUM в ОАО «Славянка» успешно введена в промышленную эксплуатацию и в настоящее время развивается.

Сопровождение

Начиная с момента запуска системы в промышленную эксплуатацию компания TANAIS успешно сопровождает внедренное решение, обеспечивая 1, 2 и 3 линию поддержки пользователей.

Отзывы

Публикации о проекте