Внедрение системы DIRECTUM в компании ОАО «Мелькомбинат»

Интернет-адрес: http://www.melkom.ru/

География проекта: г. Тверь

Отрасль: пищевая промышленность

Цели проекта: повышение качества управления организацией и оптимизация процессов документооборота.

Используемые решения и сервисы:

  • Классическое делопроизводство
  • Рассмотрение и вынесение резолюций
  • Ведение электронного архива документов
  • Исполнение и контроль за исполнением документа по резолюции руководителя
  • Управление договорами
  • Согласование со специалистами неавтоматизированных филиалов посредством OverDoc

Особенности внедрения:

  • сложная структура организации, включающая дочерние компании и филиалы;
  • маршруты согласования и процессы контроля исполнения документов были модифицированы и дописаны.

Результаты проекта:

  • сокращение сроков подготовки и согласования документов;
  • обеспечение централизованного хранения документов и удобства поиска;
  • повышение уровня прозрачности процессов документооборота;
  • повышение уровня взаимодействия и эффективности деятельности персонала.

Срок реализации проекта: 2010 г. - 2011 г.

Масштаб проекта:

  • 6 автоматизированных процессов;
  • 50 базовых клиентских лицензий.

Справка о компании

Предприятие ОАО "Мелькомбинат" – сегодня является одним из лидер отрасли, специализирующийся на производстве пшеничной и ржаной муки, манной крупы, отрубей, комбикормов, макаронных изделий. Это одно из старейших предприятий России, ведь его история начинается с 1879 г. Сегодня ОАО "Мелькомбинат" – располагает новейшими технологиями в области производства и управления, мощной производственной базой и квалифицированным персоналом.

Предприятие постоянно развивается: расширяет производство, осваивает выпуск новых видов продукции, улучшает качество, завоевывает новые рынки сбыта.

ОАО «Мелькомбинат» является головной компанией Группы компаний «Аграрный союз». «Группа компаний «Аграрный союз» создана в 2010 году с целью объединения предприятий зерноперерабатывающей промышленности, хлебопечения, сельского хозяйства, рыбоводства и торговли, связанных единой технологической цепочкой, для координации и повышения эффективности управления.

В составе ГК «Аграрный союз», в частности, четыре мукомольных предприятия с объемом производства до 600 тысяч тонн в год, три комбикормовых завода с объемом производства до 400 тысяч тонн в год, бройлерная птицефабрика мощностью 24 тыс. тонн мяса в готовом виде, два форелевых хозяйства с потенциалом более 10 тыс. тонн форели в год, а также макаронная фабрика и несколько хлебозаводов.

img7.jpg

История проекта

Рассказывает Директор департамента ИТ ЗАО «Объединенная продовольственная компания», Управляющая компания ГК «Аграрный Союз», Мохов А.В.:

- Руководство нашей компании в течение длительного периода изучало все имеющиеся на рынке системы электронного документооборота. В итоге выбор был сделан в пользу системы DURECTUM. Договор на услуги был заключен с компанией ТАНАИС, имеющий большой практический опыт.

Основными задачами проекта были автоматизация наиболее приоритетных процессов компании:

  • Регистрация входящей, исходящей корреспонденции, исполнение поручений Президента Управляющей компании и генерального директора ОАО «Мелькомбинат»;
  • Работа с организационно-распорядительной документацией, создаваемой в управляющей компании и распространяемой по дочерним предприятиям;
  • Согласование служебных записок с назначением исполнителей;
  • Все этапы договорной работы, начиная от подготовки проекта, согласования и утверждения до контроля исполнения этапов договора.

Учитывая, что структура организации сложная, включающая дочерние компании и филиалы, маршруты согласования и процессы контроля исполнения документов были модифицированы и дописаны специалистами компании ТАНАИС. Удаленные организации при согласовании официальных документов активно используют OverDoc.

Во время реализации проекта в Учебном центре компании ТАНАИС прошло обучение рабочей группы, которая активно участвовала в процессе внедрения. Были проведены семинары для высшего руководства, руководителей департаментов и ведущих сотрудников Управляющей компании и ОАО «Мелькомбинат».

По итогам проекта:

  • Все исходящие и организационно-распорядительные документы проходят согласование с помощью типовых маршрутов и регистрируются в журналах системы DIRECTUM.
  • Поручения Президента Управляющей компании и генерального директора ОАО «Мелькомбинат» выдаются исполнителям в электронном виде и контролируются высшим руководством, которое активно работает в системе.
  • На рабочих местах делопроизводителей и руководства установлены сканеры штрих-кодирования, облегчающие процессы поиска электронных документов в системе по их бумажным оригиналам для регистрации и подписания.

Развитие проекта:

  • техническая поддержка системы;
  • внедрение системы DIRECTUM в остальных предприятиях холдинга.