Внедрение системы DIRECTUM в ГУП «Научно-Исследовательский и Проектный Институт Генерального плана города Москвы»

Название клиента: ГУП «Научно-Исследовательский и Проектный Институт Генерального плана города Москвы» (ГУП «НИ и ПИ Генплана Москвы»)

Интернет-адрес: www.genplanmos.ru

География проекта: г. Москва

Отрасль: Строительство (Проектные, проектно-изыскательские и изыскательские организации)



Цели проекта:

Автоматизация процессов:

  • Классического делопроизводства;
  • Ведения электронного архива документов;
  • Исполнения и контроля поручений по резолюциям руководителей;
  • Согласования служебных записок по направлению деятельности;
  • Работы с различными видами электронных документов.

Обеспечение:

  • Быстрой идентификации документов;
  • Миграции исторических данных в новую систему.

Используемые решения и сервисы:

  • Модуль управления электронными документами
  • Модуль управления деловыми процессами
  • Модуль Канцелярия
  • Компонента быстрой идентификации документа DIRECTUM RapID

Особенности внедрения: миграция данных из СЭД «Золушка»

Результаты проекта:

  • Автоматизирован процесс регистрации входящих документов, исполнение и контроль поручений по резолюциям руководителей;
  • Сокращено время на обработку и принятие решений по вопросам, связанным с входящими и исходящими документами;
  • Автоматизирован процесс ознакомления с приказами по основной деятельности;
  • Создан надежный единый архив документов;
  • Обеспечен быстрый доступ к документам масштабного архива.

Срок реализации проекта: апрель 2012 г. – август 2012 г.

Масштаб проекта:

  • 5 автоматизированных процессов;
  • 55 клиентских лицензий;
  • 70 автоматизированных пользователей.

Краткая справка о компании

Уже более 60 лет Научно-исследовательский и проектный институт Генерального плана города Москвы занимается генеральным планированием территорий. За годы своего существования Институт внес значительный вклад в развитие Москвы, Московской области и городов Российской Федерации. Институт Генплана проектируем важнейшие объекты, возводимые в столице.

Институт Генплана Москвы в настоящее время имеет в составе около 30 научных, научно-проектных, проектных и административных подразделений. В институте работает Научно-технический совет, 5 отраслевых секций: социально-экономическая, экологическая, архитектурно-планировочная, методологии градостроительного планирования и проектирования, секция инженерно-транспортной инфраструктуры, информации и автоматизации.

История проекта

До 2012 года канцелярия Научно-исследовательского и проектного института Генерального плана города Москвы работала в системе документооборота «Золушка», которая перестала удовлетворять требованиям бизнес-процессов организации. В результате выбора из нескольких систем, руководство института остановило свое внимание на системе электронного документооборота DIRECTUM. Исполнителем работ на поставку и внедрение системы стала компания TANAIS. И в апреле 2012 г. проект стартовал.

Из-за большого объема документооборота задачами внедрения системы на 1-ом этапе являлись: автоматизация процесса регистрации входящих документов; исполнение и контроль за исполнением поручений по резолюции руководителей.

Были закуплены Базовые модули, модуль Канцелярия, а также дополнительные компоненты, облегчающие работу сотрудников в системе. Для удобной работы и возможности связывания входящих, исходящих и повторных писем из системы «Золушка» были выгружены регистрационно-контрольные карточки, начиная с 2005 года. Настроены маршруты движения входящих писем и отправки поручений исполнителям в соответствии со спецификой организации.

В центре обучения компании TANAIS прошли обучение ведущие специалисты «НИ и ПИ Генплана Москвы». В реальных условиях были отработаны и оптимизированы процессы согласования и утверждения входящих и исходящих писем, организационно-распорядительной документации.

Рассказывает Рамзит Мунирович Маскулов, первый заместитель генерального директора Института Генплана Москвы:

- В настоящее время вся входящая корреспонденция сканируется и отмечается штрих-кодом для возможности быстрого доступа к его электронной версии, имея на руках бумажный оригинал. Документы после получения резолюции руководителей направляются пользователями на исполнение уже в электронном виде. Таким образом, документы не теряются и не копируются для рассылки. Тогда как ранее маршрут движения документов представлял очень длинную цепочку: прежде чем попасть на исполнение сотруднику института бумажный документ проходил обычно 4-5 инстанций, неоднократно возвращаясь в канцелярию.

В качестве достигнутых целей внедрения системы модно отметить существенное сокращение времени документооборота, создание надежного архива электронных документов с возможностью управления доступом к необходимой информации.