Внедрение системы DIRECTUM в компании «Московское Агентство Воздушных Сообщений»

Интернет-адрес: www.ticketonline.ru

География проекта: г. Москва

Отрасль: туризм

Цели проекта: внедрение собственной системы электронного документооборота в связи с реструктуризацией компании.

Автоматизируемые процессы:

  • классическое делопроизводство;
  • рассмотрение и вынесение резолюций;
  • ведение электронного архива документов;
  • исполнение и контроль за исполнением документа по резолюции руководителя Управление договорами.

Особенности внедрения: значительный объем работ в сжатые сроки.

Результаты проекта:

  • повысилась эффективность договорной работы;
  • значительное сокращение бумажного документооборота, т. к. вся входящая корреспонденция регистрируется и отправляется на исполнение в электронном виде;
  • значительное сокращение времени документооборота;
  • создание архива электронных документов.

Срок реализации проекта: март 2011 г. - май 2011 г.

Масштаб проекта:

  • количество базовых клиентских лицензий – 70;
  • количество автоматизированных процессов – 6.

Краткая справка о компании

Закрытое акционерное общество "Московское Агентство Воздушных Сообщений" (ЗАО "Московское АВС") работает на рынке туристических услуг с 1994 года (прежнее название - "ИСТ-ЛАЙН") и на сегодняшний день является одним из крупнейших в России Агентств по продаже авиабилетов и туров, а также комплексной организации деловых и частных поездок. Компания работает как с физическими лицами, так и с корпоративными клиентами. Филиалы расположены в 5 городах России.

mavs1.jpg

История проекта

После реструктуризации компании, появилась острая необходимость в самостоятельной системе документооборота. Была выбрана СЭД DIRECTUM, как система, наиболее отвечающая задачам компании, а исполнителем работ по внедрению была выбрана компания TANAIS.

Определенную сложность при внедрении внесли сжатые сроки проекта и ограниченный бюджет при большом объеме работ. В связи со значительным объемом работ, внедрение было разбито на 2 этапа: обследование и обучение рабочей группы и, вторым этапом, - автоматизация процессов документооборота и взаимодействия сотрудников.

Работы по первому этапу начали с проведения обследования существующего в организации документооборота, в результате которого были описаны автоматизируемые бизнес-процессы для подготовки проектных решений. Для работы по реализованным процесса были обучены участвующие в них сотрудники, подготовлены подробные инструкции для осуществления ежедневных операций.

В результате проведения второго этапа внедрения была полностью автоматизирована работа по согласованию организационно-распорядительных документов, исходящих писем, служебных записок.

Для повышения эффективности договорной работы были использованы такие методы, как создание документов из шаблонов, подписание с помощью электронной подписи, штрихкодирование входящих и исходящих договоров, отправка и контроль подписания контрагентом. Вся входящая корреспонденция сейчас регистрируется и отправляет на исполнение в электронном виде.

Вот что в своем отзыве о проекте говорит управляющий директор ЗАО "Московское АВС", Курочкин А.В.:

В качестве одной из достигнутых целей внедрения системы можно отметить существенное сокращение времени документооборота. Также система DIRECTUM позволила создать надежные единый архив электронных документов с оперативным доступом к нему.