Успешное внедрение DirectumRX в Aforra Development

Aforra Development – крупная девелоперская компания, которая оказывает полный спектр услуг. Архитектурное проектирование жилых и общественных зданий, от разработки концепции развития территории, привязки объектов строительства к имеющейся инфраструктуре и проектирования, до строительства, отделки и комплектации объектов «под ключ».

В компании обрабатываются большие объемы проектной и договорной документации. Бумажный документооборот вкупе со сложной организационной структурой предприятия замедлял процессы подготовки и согласования документов, не позволял сотрудникам оперативно принимать решения.

Компании Aforra Development была нужна система, не привязанная к физическим серверам в офисе, а значит не требующая дополнительных расходов на оборудование и обслуживание. В пользу ECM-решения DirectumRX сыграли его преимущества:

  • доступная стоимость;
  • возможность увеличения объема хранимых документов за счет закупки дополнительного пространства;
  • гибкий и интуитивно понятный инструмент адаптации системы;
  • удобный и дружелюбный интерфейс.

 

Облачная архитектура DirectumRX позволяет использовать систему в любое время из любого места, а мобильное приложение для работы с документами и задачами DIRECTUM Jazz успешно дополняет его. Помимо этого, руководство компании привлекла возможность дальнейшего развития системы без ее «утяжеления».

Для нас проект в первую очередь был интересен тем, что это первое партнерское внедрение DirectumRX. В тоже время, мы постарались максимально использовать функционал, предоставляемый DirectumRX. За счет этого, помимо стандартных модулей, автоматизируемых на RX, нам удалось организовать работу по таким бизнес процессам, как управление персоналом и управление счетами на оплату.

Проект был выполнен в кратчайшие сроки. На его выполнение ушел ровно один календарный месяц. Важно отметить, что от компании TANAIS на проекте было задействовано всего 2 сотрудника. За это время мы изучили все процессы заказчика: канцелярию, ОРД, работу с входящими и исходящими письмами, управление договорами, управление счетами на оплату, управление персоналом. Помимо этого, нами была разработана структура папок, были внесены шаблоны документов, чтобы все документы были оформлены в соответствии в внутрикорпоративном стиле. Естественно, был блок обучения персонала.

Такая скорость внедрения стала возможна благодаря 2 факторам:

  • Легкости самого решения
  • Особой схеме внедрения

И если о легкости решения, как об одном из основных его плюсов большинство знают, то о схеме внедрения мне хотелось бы сказать подробнее.

Интересно отметить, что процесс внедрения проводился не по классической схеме, а по гибкой методологии внедрения. Это позволило нам разрабатывать функционал итерациями, то есть мы выполняли внедрение частями. Сначала автоматизировали один процесс, провели демонстрацию клиенту, затем взялись за следующий процесс. Это позволило нам сократить время на внедрение и ускорить процесс согласования того, что было выполнено.

Перед тем как мы запускали все процессы в тестирование, заказчик уже видел то, как выглядит система, у него всегда было понимание, как процесс будет работать. На основе этого он мог еще на подготовительном этапе посмотреть и высказать свои замечания и пожелания по доработке. У нас была возможность показать на живой системе, на живом функционале, как это будет работать – это не только ускорило процесс согласования, но и увеличило степень вовлеченности клиента в проект, что тоже пошло на пользу.

Однако, как любой другой проект, внедрение DirectumRX не обошлось сложностей, которые придали ему особый характер.

Основной загвоздкой на проекте стал ограниченный функционал DirectumRX и отсутствие методических данных. Однако писать про это подробно уже нет смысла, поскольку новая версия, которая вот-вот должна выйти, во многом решает эти вопросы.

Важной особенностью проекта стало то, что Генеральный директор, на которого завязано финальное согласование практически всех бизнес-процессов, работает на стационарном Mac. Одним из основных условий проекта было подключение генерального директора ко всем процессам с сохранением привычной операционной системы и интерфейса. Нельзя сказать, что мы долго ломали голову над решением этой задачи, но сама по себе она провоцировала целый ряд «НО» в ходе проекта.

В итоге для решения этой проблемы мы установили специальную среду виртуализации, которая позволила работать в DirectumRX без изменения привычного интерфейса. Все сделано так, что генеральный директор даже не замечает, что DirectumRX работает на Windows.

Приятно, когда, по завершении проекта, клиент не просто доволен и благодарит за проделанную работу, а строит почти грандиозные планы по дальнейшему развитию системы внутри компании. На данный момент мы планируем совместно с вендором обновить компанию Aforra Development до версии 2.3 в первом квартале 2016 года.

Помимо этого, заказчик хочет автоматизировать процесс управления проектами, что позволит связать управление проектами в полной фазе с управлением договорами, управлением счетами на оплату, с этапностью проектов. То есть создать стройную отлаженную систему, которая будет эффективно работать.

Также, у заказчика есть желание подключить и автоматизировать для работы в DirectumRX своих подрядчиков. Заказчик включил систему DirectumRX в свои стандарты обучения, то есть в планах обучения сотрудников стоит обязательное изучение того, как работает DirectumRX. На начало 2016 года уже запланировано обучение новых сотрудников.

Подводя итоги проекта, конечно хочется поблагодарить клиента за то, насколько он активно принимал участие в процессе. Помимо этого, мне очень хочется отдельно отметить ребят из службы поддержки DirectumRX Сашу Дугина, Андрея Ардышева, которые максимально оперативно закрывали все наши вопросы и во всем нас поддерживали. На наши письма отвечали практически моментально. 

Как показал этот проект, у DirectumRX очень большой потенциал, и, я уверен, это будет далеко не последний успешный, интересный и стремительный проект.

Отзывы