Как небольшой компании организовать удаленный документооборот

news_organization.png 

Множество небольших (до 25 сотрудников) компаний в условиях кризиса и пандемии столкнулись с задачей перевода своего бизнеса в онлайн и оцифровки бизнес-процессов. «Боль», о которой пойдет речь дальше, это даже не глобальный кризис, это реальность, в которой крупный и средний бизнес, не говоря о малом, жили ещё до пандемии. Это «боль» обмена документами с контрагентами и партнерами, а также сложностей документооборота внутри компании.

Пример:

 

Посмотрим на стандартный бизнес, где есть клиент и подрядчик, и вспомним классический вопрос подрядчика «как будем подписывать документы». Если клиент выбирает вариант «на бумаге», то подрядчик оказывается в заложниках у долгого и муторного процесса. Идёт согласование договора по электронной почте, вносятся корректировки, документы перекидываются между клиентом и подрядчиком, как в бадминтоне - волан, только со значительно меньшей скоростью. Потом на стороне подрядчика, а иногда и на стороне клиента, печатаются 2 экземпляра договора, подписываются, отправляются курьерской службой, через пару дней оказываются у клиента. И, пройдя квест внутри компании клиента, документы финишируют на столе у подписанта. Теперь сам клиент должен отправить подписанный договор обратно контрагенту.


Это лишь пример рутинного обмена документами, без просчета стоимости рабочего дня каждого такого сотрудника, который потратил время на дополнительную работу для создания и подписания документов в бумажном виде. Множество людей вовлечены в процесс обмена документами, теряются документы, затягиваются сроки согласования и подписания…

Что можно сделать для того, чтобы систематизировать и автоматизировать, ускорить и упростить документооборот с контрагентами и клиентами? 

  1. понять, какие конкретно «боли» есть у вашего бизнеса;

  2. решить, как вы будете обмениваться документами внутри компании;

  3. определиться, как вы будете обмениваться документами с клиентами и контрагентами;

  4. выбрать систему, которая позволит управлять процессами внутри вашей компании и автоматизировать ключевые направления документооборота

Компания TANAiS предлагает вам обратить внимание на систему электронного документооборота Directum RX. Многие процессы даже в небольшой компании выгоднее перевести в цифровой вид:

  • договоры и закупки;

  • финансовый архив;

  • делопроизводство;

  • командировки и авансовые отчеты;

  • HR-процессы;

  •  долговременный архив.

news_organization_two.png
   Система позволит автоматизировать типовые задачи, снизит нагрузку на ваших сотрудников, сопоставит согласованные версии документов и подписанные экземпляры, позволит вашим сотрудникам вносить одновременно изменения в документы, подписывать квалифицированной электронной подписью и прямо из системы отправлять контрагенту через сервисы обмена (Synerdocs, Контур.Диадок и др).

Преимущества Directum RX:
  • низкая стоимость (в облачной поставке на 25 пользователей – от 83 400 руб./год);

  • интуитивно понятный интерфейс со множеством графических визуализаций;

  • богатая функциональность системы «из коробки» и, как следствие, низкие затраты и короткие сроки внедрения;

  • доступность системы через десктоп-клиент, веб-клиент и мобильное приложение без существенных различий в функциональности;

  • продуманный и эргономичный механизм поиска и фильтрации данных, позволяющий в максимально короткие сроки и в репрезентативном виде сформировать выборку документов по группе признаков;

  • документирование бизнес-процессов любого вида и логирование всех взаимодействий пользователей с объектами системы;

  • расширяйте охват пользователей и переходите на цифровое взаимодействие с контрагентами.

В Directum RX всё готово на переход на юридически значимый электронный документооборот с контрагентами: договоры, счета-фактуры, УПД, накладные – всё в цифровом виде.

Вы получите возможность работать в прозрачной системе с выстроенными процессами и регламентированными ответственными и сроками, ставить задачи своим подчиненным и отслеживать статусы их выполнения.

В связке с учетной системой и сервисом обмена вы сможете отказаться от бумажных носителей совсем!

Вы можете узнать о Directum RX по ссылке, а также специалисты компании TANAiS готовы подробно рассказать обо всех возможностях для вашего бизнеса, напишите нам в онлайн-чате справа или в форме обратной связи ниже.