Как создать эффективную базу знаний (wiki)

e73c14f974b9b3e3d6acf743a94c3a3f.png

Зачем нужна база знаний?

Удаленно работает ваша команда, в офисе или в гибком формате, удобно, когда вся нужная информация находится в быстром доступе у ваших сотрудников. Это касается, как небольших команд, так и офисов с сотней сотрудников, как у нас в TANAiS. Всегда возникают рутинные вопросы, такие как: оформление пропусков для новых сотрудников, заказ визиток, формирование заявлений на отпуска, больничные или командировки, скачивание общих материалов.

В нашей команде есть и hr-специалист, и офис-менеджер, которые являются носителями этих сакральных знаний, но мы поняли, что важнее сформировать пространство для наших сотрудников, где они смогут получить эти знания быстро и решить свою задачу без чьей-либо помощи.

Мы расскажем о собственном опыте и подскажем, как и зачем разрабатывать Базу знаний и что она даст вашей компании:

1.       Экономия времени сотрудников

Вы один раз создаете цифровое пространство с ответами на часто задаваемые вопросы и в дальнейшем уже только обновляете информацию, чтобы актуальные ответы закрывали потребности вашей команды.

2.       Рутинные вопросы уйдут из общей повестки

Есть задачи, с которыми ваш сотрудник не так часто сталкивается: визитки, оформление отпуска, отгула, скачивание бланка организации или заполнение пароля от wi-fi, к примеру, после самоизоляции. На помощь сотруднику придут ссылки внутри Базы знаний, готовые маршруты и типовые действия для решения вопроса.

3.       Самообучаемая команда

Вы можете создать страницу для конкретной команды, к примеру, для отдела продаж. Сотрудники легко получат доступ к презентациям, скриптам, письмам и даже к базе ваших подписчиков и клиентов. Вы можете добавить книги, ссылки на полезные вебинары, информацию, которая пригодится отделу маркетинга или бухгалтерии.

4.       Новички требуют меньшей вовлеченности

Сотрудники, которые недавно стали частью вашей команды, смогут быстро найти ответы на все вопросы, используя подготовленный путеводитель и вводный курс.

5.       Открытые общие принципы работы

Вы сможете рассказать, как у вас принято работать с заказчиками, общаться с коллегами, отмечать корпоративные мероприятия, что делать, если на кухне в офисе закончился кофе, а жажда не унимается.

Пример того, как мы реализовали Базу знаний:

0b83e067d35f379dd16a1ab880244730.jpg

 Как создать Базу знаний?

 

Собственную Базу знаний компания Tanais запустила в начала 2020 года в Битрикс24, сейчас к ней добавилась отдельная страница по Удаленному доступу, где сотрудники в период пандемии смогли автономно настроить все необходимые доступы, получить ключевую информацию, которая помогла сэкономить время и ресурсы.


Нам не пришлось привлекать IT-специалистов для разработки этой Базы. На платформе Битрикс24 реализован отдельный конструктор сайтов, который помогает создать веб-страницу, даже если вы совсем не разбираетесь в веб-технологиях.

Пример того, как у нас реализовано приветствие внутри Базы знаний:

b459aeccab8725d4033b193bdf8d5487.jpg

В Битрикс24 вы сможете создать Базу знаний за пару часов, если у вас уже готов контент:

- создать с помощью шаблона Битрикс24 страницу/несколько страниц;

- заполнить блоки своим контентом (путеводитель для сотрудника, приветствие от руководителя, ссылки на полезные материалы);

- рассказать о Базе знаний вашей команде, прислав ссылку на неё;

- дополнять новой информацией Базу знаний.

Пример Путеводителя для нового сотрудника, который мы реализовали у себя в компании:

4f10518ad84ad06aa619de86d388c3bf.jpg

База знаний позволила нам реализовать целую библиотеку с информацией, которая за это время стала верным помощником для всех членов нашей команды.

Коллеги, мы будем рады проконсультировать вас о внедрении Базы знаний и платформы Битрикс24, пишите в онлайн-чате или связывайтесь любым удобным для вас способом.