ООО «Газпромтранс» совместно с компанией ТАНАИС создало электронное хранилище документов на базе DIRECTUM

ООО «Газпромтранс» совместно с компанией ТАНАИС создало электронное хранилище документов на базе DIRECTUM

Компания ТАНАИС завершила первый этап проекта в ООО «Газпромтранс». Система DIRECTUM используется не в качестве СЭД, а в качестве электронного хранилища документов (далее - ЭХД), и работает в тесной связке с ключевыми информационными системами предприятия. Внедрение ЭХД позволило автоматизировать процедуры размещения, хранения и подбора документов по запросам внешних потребителей, благодаря чему их трудоемкость снизилась более чем на 80%. 

ООО «Газпромтранс» - это ведущая российская компания, обладающая рядом характеристик, присущих компаниям мирового уровня. Компания успешно прошла ресертификационный аудит системы менеджмента качества по новой версии международного стандарта ISO:9001, утверждённой и введённой в действие в 2015 году Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии.

ООО «Газпромтранс» оказывает полный комплекс транспортно-экспедиторских услуг потребителям жидких углеводородов и других грузов, а также предприятиям системы ПАО «Газпром». На сегодняшний день ООО «Газпромтранс» входит в число крупнейших операторов подвижного состава. Филиалы компании расположены по всей России: Астрахань, Оренбург, Сургут, Ухта, Лабытнанги (Ямало-Ненецкий автономный округ), Свободный (Амурская область). Головной офис находится в Москве. 

В 2014 году перед ООО «Газпромтранс» возникла задача по созданию ЭХД, которое бы дополнило систему электронного документооборота. К слову, СЭД разрабатывалась собственными ресурсами Общества на базе Oracle. 

В поисках подходящего варианта было проанализировано множество решений по автоматизации процессов получения, обработки и хранения электронных документов. Были изучены предложения целого ряда компаний: ООО «ТКсэт» (Correct), ЗАО «Элар», EFSOL, EDocLib, IBM FileNet, ООО «Танаис» (DIRECTUM) и другие. Выбор остановился на системе DIRECTUM.

На платформе системы DIRECTUM было создано ЭХД. Благодаря интеграционной шине ТАНАИС ЭХД работает в связке с тремя информационными системами предприятия: СЭД «Документооборот», ERP-системой «Транспортировка» и 1С: Бухгалтерия. Работа с документами, в частности перемещение объектов в хранилище, осуществляется через интерфейсы этих систем. В качестве интерфейса самого ЭХД выступает веб-доступ DIRECTUM, который был модифицирован под требования проекта. В окне браузера пользователи могут осуществлять атрибутивный и полнотекстовый поиск документов, просматривать документы, делать их выгрузку для внутреннего или внешнего использования. Если документ выгружается для внешнего использования, то его экземпляр в ЭХД блокируется и внести изменения уже невозможно. 

Таким образом, электронное хранилище документов предоставляет сотрудникам «Газпромтранса» ряд возможностей:

• Размещение и хранение документов и их скан-образов. Создаваемые скан-образы прикрепляются автоматически к документу со штрихкодом, если же штрихкода нет, прикрепление происходит вручную.

• Просмотр и экспорт документов из хранилища. 

• Поиск и подбор документов. В ЭХД доступен поиск по тексту документа и по атрибутам. Автоматизированы процедуры подбора документов:

• Предоставление комплекта расчетных документов клиенту с приложением подтверждающих документов. Документы, участвующие в подтверждении транзитных расходов, сканируются и размещаются в ЭХД. 1 раз в 5-10 дней формируется пакет документов и отправляется клиенту. Средний объем суммарно по всем клиентам – 5 000 листов в декаду. 

• Формирование пакета документов для подтверждения обоснованности применения ставки НДС 0% в налоговые органы. Документы, участвующие в подтверждении ставки, сканируются, при необходимости заверяются и размещаются в ЭХД. При подготовке пакета документов для отправки в налоговые органы все эти документы подбираются в ЭХД автоматически и выводятся на печать (или экспорт).

• Трудоемкость процесса снижена с 4 665 часов до 933 часов в год. 

• Выгрузка списка документов и отправка их на печать.

• Заверение документов ЭП. Использование усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) гарантирует соответствие оригинала документа его электронной копии

• Подбор документов для системы управления расчётами ПАО «Газпром».

В самое ближайшее время в планах компании ООО «Газпромтранс» тиражирование решения работы в DIRECTUM на все филиалы. Планируется также расширить список документов, хранимых в ЭХД, и автоматизированных процессов подбора документов, а также распознавание документов Общества с автозаполнением карточек документов (ABBYY FlexiCapture).