Управление электронными документами

Управление электронными документами - базовый модуль системы DIRECTUM, обеспечивающий всем сотрудникам компании более эффективную коммуникацию и существенно расширяющий их рабочие возможности. При помощи данного модуля можно осуществлять:

  • ввод в систему DIRECTUM большого объема документов различных типов (со сканеров, факсов, из электронной почты и папок файловых систем и т.д.);

  • поддержку полного жизненного цикла для каждого документа (создание, согласование, редактирование, подписание, хранение, извлечение, удаление) с соответствующей маркировкой на каждой стадии;

  • создание различных прикладных документов (договоров, медиаматериалов, графиков и чертежей и т.д.);

  • представление каждого документа в виде содержимого и карточки с необходимым описанием (тип, дата создания, автор и т.д.);

  • создание нескольких версий одного и того же документа (различные форматы - DOC, PDF) и вариантов ЭЦП (визирующая, утверждающая);

  • различные варианты поиска документов (полнотекстовый, поиск по типовому или заданному критерию, использование технологии связанных документов, распознавание документов с помощью штрих-кода, глобальный поиск);

  • использование готовых шаблонов и макроподстановок, определяющих первичное содержимое документа;

  • создание теневых копий, позволяющее вернуть некорректно измененный или удаленный документ;

  • разграничение прав доступа к каждому документу (просмотр, редактирование, полный доступ, отсутствие доступа), а также возможность шифрования;

  • хранение истории работы с документацией.

upr_doc1.png

Одно из основных понятий, используемых в системе DIRECTUM, – электронный документ. Каждый электронный документ системы состоит из набора информации (текстовой, графической, аудио, видео и т.п.) – содержимого электронного документа, и карточки – формы, содержащей набор атрибутов, описывающих документ (автор, тип документа, дата создания, корреспондент и т.д.), которые могут быть использованы для поиска и группировки электронных документов.

Для организации хранения документов используются папки, в которые помещаются ссылки на электронные документы, а также другие папки. Каждый документ может иметь неограниченное количество версий, при этом версии одного и того же документа могут быть в разных форматах (например, DOC и PDF). Для каждого вида документа (договоры, счета и пр.) определяется свой жизненный цикл, автоматически изменяющий состояние документа в ходе работы с ним.

Модуль использует возможности файловых хранилищ для организации работы с документами большого объема, а также для создания долговременного электронного архива документов.


Ввод и преобразование документов

Внедрение системы электронного документооборота позволяет значительно сократить объем бумажных документов. Тем не менее, полностью исключить бумагу и перейти на электронную документацию невозможно, т.к. правовые нормы до сих пор требуют наличия бумажной документации, а значительная часть информации поступает в компанию не в электронном виде.

Для облегчения ввода информации с различных носителей в системе DIRECTUM предусмотрены службы ввода документов DIRECTUM Capture Services. Службы обеспечивают массовый ввод документов со сканеров, МФУ ("сендеров"), папок файловых систем, факсов, ящиков электронной почты и т.д.

upr_doc2.png

Службы включают в себя специальные сервисы по интеграции с оборудованием и захвату образов документов:

  • сервис ввода с факса;

  • сервис ввода с e-mail;

  • сервис ввода из файловой системы;

  • сервис извлечения штрих-кода;

  • сервис группировки изображений.

DIRECTUM Capture Services также реализуют первичную обработку документов: например, разделение потока страниц по разным признакам – наличию и типу штрих-кода, белому листу, количеству страниц и т.д.

Дальнейшая обработка занесенных в систему документов может осуществляться службами преобразования документов DIRECTUM Transformation Services, которые переводят документы в другие форматы (в частности, в форматы PDF и HTML) и извлекают из них необходимую информацию.

Организация хранения электронных документов

upr_doc3.png

Размещение всех документов в едином информационном пространстве системы DIRECTUM избавляет каждого пользователя от проблемы поиска документов, созданных другими пользователями в локальных каталогах на своих компьютерах, и от проблемы доступа к таким документам. При этом каждый пользователь системы DIRECTUM может организовать удобную лично ему иерархию папок, куда помещается не сам электронный документ, а ссылка на него.

В результате ссылка на один и тот же документ может "лежать" в нескольких папках, а может "не лежать" ни в одной папке, находясь только в хранилище DIRECTUM.

Начиная с DIRECTUM 4.7, для каждой папки возможно создание "обложки" в виде отображения веб-страницы или страницы портала. В качестве обложки может быть использован любой URL.

Службы файловых хранилищ DIRECTUM Storage Services позволяют хранить документы в электронном виде как в базе данных SQL-сервера, отличающегося простотой администрирования и высокой производительностью, так и в файловых хранилищах, что практически неограниченно расширяет доступное для хранения документов пространство и обеспечивает потоковый доступ.

Возможности поиска электронных документов

upr_doc4.png

В системе DIRECTUM предусмотрены различные возможности для оперативного поиска документов в электронном виде. Поиск может осуществляться по заданным реквизитам карточки, а также по содержимому документа с учетом всех грамматических форм слов на основе морфологического анализа (полнотекстовый поиск).

В системе имеется возможность осуществлять специализированный поиск электронных документов, используя:

  • предопределенные поиски (например, "Мои последние измененные документы");

  • дополнительные поиски по часто используемым критериям, специально настроенные администраторами;

  • возможность задания для любого документа связанных с ним по смыслу или логике документов и перехода от одного связанного документа к другому, включая его собственные связанные документы.

Кроме того, окно поиска содержит список последних измененных документов, что позволяет обратиться к результатам специализированного поиска до выполнения поиска по конкретному атрибуту. Также существует возможность поиска по последним открытым объектам, список которых доступен из соответствующего пункта меню DIRECTUM.

upr_doc5.png

Для поиска документов по бумажному аналогу используется технология быстрой идентификации документа DIRECTUM Rapid Document Identification (RapID). Используя маркировку бумажных аналогов документов уникальным штрих-кодом и применяя в дальнейшем сканер штрих-кодов, пользователи могут найти электронный документ в системе оперативно и безошибочно. Штрих-код позволяет однозначно идентифицировать документы и исключить ошибки, вызванные несовпадением электронного и бумажного документов. При сканировании штрих-кода документ открывается в специальном, удобном пользовательском интерфейсе, облегчающем работу руководителей и делопроизводителей.

Глобальный поиск

upr_doc6.png

В системе DIRECTUM также предусмотрен вариант глобального поиска, при котором результатом поиска может стать любой объект системы (документы, папки, задачи, задания). Этот вариант удобен в том случае, когда пользователь не знает, какой объект является искомым, и ему необходимо воспользоваться всеми источниками информации в системе для получения необходимых данных. Поиск отображает пользователю все объекты системы, которые содержат искомую фразу в карточке и/или в тексте объекта (в зависимости от параметров поиска). При этом поддерживается механизм релевантности полнотекстового поиска, осуществляющий проверку соответствия результатов поиска изначальному запросу. Результаты этой проверки отображаются в виде рейтинга найденных объектов, по которому пользователь может провести дополнительную сортировку для облегчения поиска.

Работа с содержанием электронного документа

Система DIRECTUM позволяет использовать любые программы для создания и редактирования электронных документов (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Project, Microsoft Visio, AutoCAD, CorelDraw и др.)

Для оперативного создания однотипных электронных документов используются шаблоны, определяющие начальное содержимое документа. Например, шаблоны "Исходящее письмо", "Договор поставки", "Коммерческое предложение" и т.п. При этом в текст документа могут автоматически подставляться поля, заполненные в карточке документа.

Кроме того, работа с документами в электронном виде возможна с помощью конструктора документов и мастеров действий.

upr_doc7.png

Конструктор документов позволяет создавать типовые документы (приказы, служебные записки, заявления, договоры) на основе уже подготовленных макетов. Каждый такой макет содержит фрагменты текста, которые заполняются введенными пользователем значениями в процессе генерации документа (так называемые макроподстановки). Помимо заполнения пользователем фактического значения фрагментов, макеты могут предусматривать изменение разделов документов в зависимости от введенного значения (например, определенные пункты договора, меняющие формулировку в зависимости от его суммы или организации, от имени которой заключается договор).

Генерация документа на основе макета, как правило, осуществляется с помощью мастеров действий.

Мастера действий позволяют автоматизировать несколько однотипных, идущих подряд действий (по вводу данных в процессе заполнения документа, отправке документа на согласование), с использованием интуитивно понятного интерфейса. При запуске мастер действий запрашивает у пользователя необходимые параметры для создания типового документа, генерирует его на основе существующего макета, и затем отображает сформированный текст для проверки корректности заполнения макроподстановок. При этом часть необходимых данных (например, сумма НДС) вычисляются самим мастером, что избавляет пользователя от лишних действий. После создания документа у пользователя есть возможность с помощью мастера автоматически отправить задание по соответствующему маршруту для согласования/подписания документа.

upr_doc8.png

Помимо создания документа средствами системы, пользователь может занести в DIRECTUM уже готовый документ из любого файла операционной системы, а также непосредственно со сканера с помощью функции импорта документов. Документ также может быть занесен в систему из электронного письма, благодаря интеграции DIRECTUM с Microsoft Outlook.

Интеграция с Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Project, а также с бесплатно распространяемым пакетом офисных приложений OpenOffice.org позволяет отправлять документ на согласование непосредственно из приложения, работать с его карточкой, смотреть историю работы с документом и связанные документы, вставлять штрих-код и сравнивать версии документов.

Жизненный цикл и версии электронного документа

upr_doc9.png

Каждый документ в системе DIRECTUM может иметь неограниченное количество версий. Это позволяет хранить историю изменения содержания документа (например, в процессе согласования) и избегать работы с устаревшей информацией. При этом версии одного и того же документа могут быть в разных форматах, что облегчает поиск, хранение и доступ к документу и значительно повышает удобство работы пользователей. Например, версии, возникающие в процессе разработки и согласования, могут храниться в удобном для редактирования формате DOC, а окончательная согласованная версия - в неизменяемом формате PDF.

Версия электронного документа отражает актуальность его содержимого. Каждая версия может находиться в одном из состояний: в разработке, действующая, устаревшая. Для визуального представления состояния версии используется особое начертание шрифта.

upr_doc10.png

Для каждого вида документа (договоры, счета и пр.) предусматривается свой жизненный цикл, в котором задаются стадии жизненного цикла и правила перехода между ними. Переход между стадиями может осуществляться автоматически.

Например, жизненный цикл вида документа "Входящий счет на оплату" включает стадии "Инициализация", "Внутреннее согласование", "Отказано в оплате", "Оплата", "Оплачен". В процессе работы с документом в модуле "Управление деловыми процессами" стадии будут автоматически меняться, соответственно изменяя состояние документа и его визуальное представление в системе.

Управление жизненным циклом документа осуществляется при помощи удобного графического редактора.

Обеспечение конфиденциальности электронных документов

upr_doc11.png

Одной из важнейших функциональных задач системы DIRECTUM является защита информации от несанкционированного доступа.

Конфиденциальность документов, хранящихся в системе DIRECTUM, обеспечивается следующими возможностями:

  • контроль и настройка прав доступа на любой объект системы, (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа), обеспечивающие защиту от несанкционированного доступа;

  • шифрование электронных документов, позволяющее дополнительно защитить текст электронного документа, в том числе от пользователей со статусом "администратор"; шифрование может осуществляться как на основе сертификата закрытого ключа пользователя (хранимого в том числе на переносном ключе), так и установкой обычного пароля;

  • протоколирование всех действий пользователей, позволяющее быстро восстановить историю работы с документом и проконтролировать такие действия над документом, как просмотр, изменение, экспорт копии документа и пр.

Для предотвращения прямого доступа к текстам документов, минуя систему DIRECTUM, реализованы специальные средства защиты как файловых хранилищ, так и хранилищ на SQL-сервере.

Электронная цифровая подпись

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантируя авторство и неизменность документа в электронном виде после его подписания. С помощью ЭЦП можно подписать любую версию электронного документа, фиксируя и сохраняя информацию о том, кто и когда поставил подпись.

upr_doc12.png

Система DIRECTUM поддерживает два вида ЭЦП: визирующую и утверждающую. Визирующая подпись свидетельствует о том, что подписавший документ ознакомился с ним (завизировал его). Утверждающая подпись может быть поставлена ограниченным кругом лиц в рамках заданных полномочий и свидетельствует об окончательном утверждении документа. Подпись любого вида, поставленная на версии документа, защищает ее от изменений.

Надежность работы с ЭЦП в системе DIRECTUM обеспечивает использование переносных ключей (USB-ключи, смарт-карты), позволяющих хранить персональный ключ пользователя не на общедоступном компьютере, а на индивидуальном носителе.

Также для повышения надежности работы с ЭЦП система DIRECTUM может быть интегрирована с различными системами криптозащиты информации, в том числе сертифицированными ФСБ (ФАПСИ), благодаря реализации ЭЦП с использованием Microsoft CryptoAPI.

Организация коллективной работы с электронными документами

При одновременной работе большого количества пользователей в едином информационном пространстве возникает проблема одновременного редактирования одного документа несколькими пользователями. Для решения этой задачи в системе DIRECTUM предусмотрен специальный механизм блокировок. Благодаря ему пользователи могут одновременно редактировать разные версии документа и карточку, а также создавать новые версии, в том числе в разных форматах. При этом остальные пользователи могут просматривать редактируемые версии и карточку документа.

upr_doc13.png

Автоматически создаваемые теневые копии документа позволяют вернуться к случайно удаленному или некорректно измененному содержимому документа.

В системе существует возможность получения оповещений об освобождении документа, если при попытке открытия этот документ был уже заблокирован другим пользователем. Это позволяет быстро вернуться к документу сразу после того, как другой пользователь освободит его.

Система DIRECTUM позволяет также работать с отдельными документами в автономном режиме (например, забрать файл домой, поработать, потом возвратить). Для этого существуют возможности экспорта документа из системы и импорта документа в систему, а также возможность блокировки экспортированного документа до тех пор, пока не будет произведен его возврат в систему.

Экспорт документа также возможен не только в оригинальный формат, но и в ZIP-архив, в PDF, а также в специально разработанный открытый формат структурированного электронного документа (ESD). ESD-документ содержит все атрибуты карточки и электронные подписи, т.е. сохраняет юридическую значимость документа и может быть использован для взаимодействия со сторонними организациями. Работа с ESD-документом ведется с помощью свободно распространяемой программы DIRECTUM OverDoc.

Стать клиентом
Стать партнером
Стать сотрудником
Хотите получить предложение от нас?
* * * *

Соглашаюсь на обработку персональной информации в соответствии с пользовательским соглашением

Хотите работать с нами?
* * * *

Соглашаюсь на обработку персональной информации в соответствии с пользовательским соглашением

Хотите к нам в строй?
* * * *

Соглашаюсь на обработку персональной информации в соответствии с пользовательским соглашением