Цифровой кадровый документооборот в ГК «MediaScope»
О клиенте
Группа компаний «Mediascope» – признанный лидер в области мониторинга и анализа рекламы и СМИ. Современные технологии, такие как платформа для анализа больших данных Mediascope Data Platform, уникальные подходы к исследованиям дают возможность максимально точно составить представление о контактах человека с рекламой и медиа. Результаты таких мониторингов используются в принятии стратегических решений крупнейшими игроками медиарынка.
Цели и задачи
С 2017 года в компании используется система электронного документооборота Directum. В цифровом виде ведется договорная деятельность, согласовываются счета, кроме того организован юридически значимый обмен электронными документами с контрагентами.
Переход на удаленный формат работы в период пандемии потребовал и нового подхода к HR-процессам:
- исключить использование бумажных носителей и визиты сотрудников в офис для подписания кадровых документов;
- реализовать цифровой формат взаимодействия через настроенные регламенты в системе;
- снизить вероятность возможных ошибок за счет использования шаблонов, подсказок при заполнении регистрационных карточек;
- обеспечить контроль в процессах подписания документов – для строгого соблюдения сроков и быстрого выявления причин задержек.
Чего мы добились
В ноябре 2020 года, когда проект только стартовал, кадровое законодательство отставало от требований времени. Например, оформить приказы о приеме и увольнении персонала в электронном виде было нельзя. Однако ГК «Mediascope» стала участником эксперимента Министерства Труда, и в результате удалось перейти на электронный кадровый документооборот по ключевым направлениям:
- Оформление отпусков. Даже если сотрудник устроен сразу в нескольких организациях Группы, Directum отслеживает факт совместительства и позволяет создать заявления по всем организациям. Процесс учитывает требования трудового законодательства, поэтому заявление на отпуск оформляется не ранее, чем за две неделе, а участники процесса получают дополнительные оповещения по почте или через SMS с напоминаниями о сроках по этапам.
- Ознакомление с регламентирующими документами и их подписание. Алгоритм формирования таких задач, как ознакомление с правилами охраны труда, согласие на обработку персональных данных, учитывает число лицензий на систему, поэтому задачи отправляются постепенно. Тем сотрудникам, кто тянет с подписанием, приходит напоминание по электронной почте.
- Хранение кадровых документов в электронном виде. Соблюдаются сроки хранения и требования к форматам. Все кадровые документы сразу преобразовываются из формата doc(x) в pdf/a, при этом используются настроенные шаблоны, а многие данные подтягиваются из Галактика ERP. Чтобы проверить факт подписания документа действующей ЭП в будущем, в Directum сохраняется открытая часть ключа каждого сотрудника.
10
Доминут
Подготовка кадровых документов на сотрудника сократилась с 30 минут
400
Болеекадровых документов
Создается в системе ежемесячно
500
свышеСотрудников
Работают в системе
Другие проекты:
Цифровизация процессов в IEK Group: одна система вместо нескольких
- Оптимизация временных и финансовых ресурсов
- Удобство работы в одной цифровой экосистеме
- Быстрый и удобный поиск подписанных документов
- Простота и скорость оформления кадровых документов
Автоматизация мотивационной схемы и расчетов с агентами
- Доработка «1С:Управление торговлей» по расчету комиссионного вознаграждения
- Автоматизирован процесс выплаты комиссии агентам
- Доработаны специализированные печатные формы
Автоматизация бизнеса на единой платформе
- Упорядочена система оформления заявок с помощью CRM
- Оптимизирован процесс оформления документов и найма сотрудников
- Контроль выдачи техники в аренду переведен из ручного режима в автоматический.
Интеграция портала Битрикс24 с системой 1С
- Настроена интеграция с 1С
- Синхронизирована доработка и работа двух независимых порталов
- Автоматизирован полный процесс согласования договоров и счетов с поставщиками
Сергей Ульданов
Руководитель департамента ИТ ГК «Mediascope»
«Сроки по проекту оказались очень сжатыми. ГК «Mediascope» вошла в число компаний-участников эксперимента Министерства труда, поэтому важно было успеть проработать все запланированные этапы, а затем внедрить электронный кадровый документооборот в полной мере, чтобы не сдерживать дальнейшее развитие компании и обеспечить возможность нанимать удаленных сотрудников.
Так, проект получился двухэтапным: первый этап – переход на цифровые HR-процессы ограниченным составом документов и сотрудников в рамках эксперимента Минтруда, второй этап – внедрение электронного кадрового документооборота в полном объеме».