Цифровой кадровый документооборот в ГК «MediaScope»

Группа компаний «Mediascope» – признанный лидер в области мониторинга и анализа рекламы и СМИ. Современные технологии, такие как платформа для анализа больших данных Mediascope Data Platform, уникальные подходы к исследованиям дают возможность максимально точно составить представление о контактах человека с рекламой и медиа. Результаты таких мониторингов используются в принятии стратегических решений крупнейшими игроками медиарынка.

В ноябре 2020 года, когда проект только стартовал, кадровое законодательство отставало от требований времени. Например, оформить приказы о приеме и увольнении персонала в электронном виде было нельзя. Однако ГК «Mediascope» стала участником эксперимента Министерства Труда, и в результате удалось перейти на электронный кадровый документооборот по ключевым направлениям:

• Оформление отпусков. Даже если сотрудник устроен сразу в нескольких организациях Группы, Directum отслеживает факт совместительства и позволяет создать заявления по всем организациям. Процесс учитывает требования трудового законодательства, поэтому заявление на отпуск оформляется не ранее, чем за две неделе, а участники процесса получают дополнительные оповещения по почте или через SMS с напоминаниями о сроках по этапам.
• Ознакомление с регламентирующими документами и их подписание. Алгоритм формирования таких задач, как ознакомление с правилами охраны труда, согласие на обработку персональных данных, учитывает число лицензий на систему, поэтому задачи отправляются постепенно. Тем сотрудникам, кто тянет с подписанием, приходит напоминание по электронной почте.
• Хранение кадровых документов в электронном виде. Соблюдаются сроки хранения и требования к форматам. Все кадровые документы сразу преобразовываются из формата doc(x) в pdf/a, при этом используются настроенные шаблоны, а многие данные подтягиваются из Галактика ERP. Чтобы проверить факт подписания документа действующей ЭП в будущем, в Directum сохраняется открытая часть ключа каждого сотрудника.