Внедрение систем электрон­ного документо­оборота

Принимая решение менять устаревшую СЭД, руководство компании и команда проекта должны понимать, что нет смысла выстраивать новую систему по образу и подобию предшественника. В первую очередь, необходимо оценить оптимальность ключевых процессов, устранить ворох несовершенств в существующих принципах взаимодействия. Да, потребуется время на реорганизацию и апробацию новых подходов, но в конечном итоге от взвешенности и логичности этих решений будет зависеть дальнейшее удобство работы для всех.

Кастомизация программного продукта – очень индивидуальный выбор, всегда найдутся сторонники «коробки», и защитники платформенного подхода. В первом случае система адаптируется проще, но не так гибко, как хотелось бы, а во втором – возможности безграничны, но нужно серьезно углубляться в программирование. И тот, и другой варианты возможны, нужно только верно оценить свои ресурсы, масштабы и амбиции. Среднему и малому бизнесу выгоднее взять функциональное коробочное решение, а вот крупным компаниям и холдингам, чтобы учесть всю специфику процедур, все-таки требуется серьезная адаптация и интеграция с другим ИТ-окружением.

Ошибочно полагать, что главная функция СЭД – автоматизировать бумажный документооборот и делопроизводство, хотя исторически все начиналось именно с этого подразделения. Сегодня функциональность систем позволяет охватывать множество областей – согласование договоров и счетов, подготовка распоряжений, HR-процессы, управление командировками и даже обмен юридически значимыми документами с контрагентами. С документами работают все отделы, а система позволяет контролировать исполнение задач, сроки и продуктивность подразделений.

Цифровизация вышла за пределы внутреннего контура. Электронный документооборот с контрагентами — это взаимодействие, легитимность которого признается государством, судам, ФНС. Операторы ЭДО обеспечивают юридически значимый обмен электронными документами через специальные сервисы в форматах, утвержденных ФНС, электронная подпись гарантирует неизменность документа. Более того, электронная подпись формата CADES-A используется в долговременном хранении цифровых документов с поддержанием юридической значимости объектов на протяжении всего срока хранения.

СЭД не «живет» изолированно, разумная интеграция способствует более активному использованию решения. Большинство разработчиков предлагают готовые коннекторы к распространенным системам, например, та же система учета 1С или сервисы юридически значимого обмена с контрагентами. Интеграция с электронной почтой и офисными пакетами приложений – это уже давно функциональность систем, доступная по умолчанию. Как правило, СЭД также поддерживают функцию импорта и экспорта данных в форматах .doc, .xls,.pdf.

Нельзя оставлять сотрудников один на один с новой системой, чтобы они самостоятельно разбирались в ее возможностях. Даже самый дружелюбный интерфейс не способен качественно обучить, проконсультировать и исчерпывающе ответить на возникающие вопросы. Более половины офисных работников каждый день работают с Word или Excel, и вряд ли они знают хотя бы 75% функций этих программ. Если компания нацелена повысить эффективность процессов, то пробелы в знаниях о работе СЭД определенно не помогут в этом. Не стоит экономить на курсах обучения сотрудников, тем более это доступно сейчас в онлайн-форме.

Еще на этапе выбора системы электронного документооборота нужно иметь четкое понимание о характере работы сотрудников: как много и как часто бывают в командировках, может быть, у всего офиса удаленный режим работы, кто из сотрудников часто на совещаниях и кому нужен незамедлительный доступ к информации в любое время? Такие базовые представления об укладе офиса помогут определиться с выбором – десктоп- или веб-клиент, важно ли наличие мобильного приложения или вторично. Удобство работы и оперативность получения и передачи данных – это ли не базовые принципы эффективных процессов? От скорости согласования, представления информации, оформления заявок в конечном итоге и зависит быстрота решения задач.

На этапе опытной эксплуатации возникает множество вопросов и пожеланий для совершенствования и доработки системы, изменения настроек. Вносить изменения нужно быстро, чтобы успеть поработать в новом режиме, оценить и дать заключение, продолжаем так или вносим еще корректировки. Перевод СЭД в промышленную эксплуатацию – самая сложная часть проекта, которая часто преподносит сюрпризы. Поэтому договор на техническую поддержку системы заключается хотя бы на первые месяцы работы. Так, организация обеспечит себе быстрое решение возникающих вопросов и исправление ошибок.

Конечно, первые недели попытки освоить систему напоминают хаос – люди путаются, долго ищут информацию, не соблюдают установленные этапы процессов. Это нормально, однако, чтобы такое состояние не затягивалось, рекомендуется ввести четкий регламент работы с самой системой электронного документооборота (кстати, многие поставщики решений или интеграторы предлагают шаблон такого регламента бесплатно). Типовой регламент описывает порядок работы в системы, ее основные функции, индивидуально вносится информация о встроенных маршрутах задач.