Directum RХ

Directum RX – система электронного документооборота со встроенными интеллектуальными сервисами для автоматизации процессов и документооборота. Компания Directum подтвердила свое лидерство по итогам 2021 г. среди самых популярных СЭД/ECM-систем в России. Directum RX занимает 5 место в рейтинге часто внедряемых СЭД/BPM-систем в России по версии TAdviser. Лидирующую позицию занимает ранняя версия продукта – СЭД на платформе Directum 5.X, которая успешно внедрялась более 15 лет.

Услуги TANAiS по внедрению электронного документооборота с Directum RX

С 2006 года компания TANAiS является сертифицированным партнером ООО «Директум», каждый год подтверждая качество оказываемых услуг реализованными проектами.

Интеллектуальная система электронного документооборота Directum – какие процессы автоматизирует и для кого подходит

Directum RX заменяет сразу несколько узких программных продуктов, обеспечивая взаимодействие пользователей в едином цифровом пространстве.

Каждое решение разработано с учетом специфики деятельности подразделений и настраивается под существующие регламенты:

• Управление документами и процессами – базовая функциональность, которая реализует в цифровом виде процессы, сложившиеся в организации: сотрудники работают через постановку задач с установленными сроками. В рамках задач обеспечивается обмен электронными документами, их создание и хранение с учетом прав доступа различных категорий пользователей.
• Делопроизводство – готовый модуль для работы с поступающей и исходящей корреспонденцией, поручениями руководителей. Благодаря решению сотрудники могут легко контролировать местонахождение документов, этапы их рассмотрения и исполнения, а интеллектуальные инструменты облегчают процедуру регистрации корреспонденции и заведения карточек – документы автоматически классифицируются, карточки заполняется данными, извлеченными при сканировании. Документооборот делопроизводителя становится более упорядоченным, а исполнительская дисциплина сотрудников повышается – задачи в системе невозможно пропустить, устанавливаются четкие сроки выполнения работ и назначаются ответственные.
• Договоры и счета на оплату – бизнес-решение для области ведения сделок и контроля оплат входящих счетов. В системе формируются электронные шаблоны, благодаря которым можно быстро создать контракт, а настроенные процессы – отражение существующих регламентов компании – электронный документ поэтапно проходит согласование со всеми ответственными и может быть подписан квалифицированной ЭП. Входящие счета оплачиваются в установленные сроки, и все связанные по единой сделке документы оформляются в единый комплект, который при необходимости легко найти в системе. Интеллектуальные механизмы проверяют договоры на соответствие шаблону, сопоставляют электронные версии с бумажным экземпляром, контролируют наличие обязательных пунктов, реквизиты указанного юридического лица и анализируют риски, в т.ч. штрафы и пени.
• Финансовый архив – безопасное хранилище для документов, отражающих финансово-хозяйственную деятельность организации. Бумажные экземпляры регистрируются в системе через скан-копии. Электронные документы могут поступать в СЭД прямо из сервиса ЭДО (электронного обмена документами). Формализованные документы (счета-фактуры, УПД, товарные накладные ТОРГ-12) хранятся в формате, предусмотренном ФНС, но доступны для чтения в удобном виде. При подготовке к налоговым или иным проверкам весь пакет документов в считанные минуты выгружается по заданным критериям – за определенный период, по контрагенту, по суммам. Искусственный интеллект при работе с первичными документами проверяет корректность отображения обязательных реквизитов, сопоставляет номенклатуры и сравнивает со спецификацией.
• HR-процессы и кадровый электронный документооборот – относительно новый модуль для перевода кадровых документов в цифровой вид в соответствии с Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации". Поддерживается быстрое оформление всех видов заявлений, ознакомление с кадровыми документами в электронном виде и хранение с обеспечением юридической значимости на протяжении всего срока. Для контрольных проверок вся информация быстро выгружается из системы.

В числе бизнес-решений Directum RX насчитывается более 30 готовых программных модулей, в которых уже заложена требуемая функциональность, нужно только настроить процессы под существующую практику.

Интеллектуальные сервисы, встроенные в Directum RX

Снизить временные затраты сотрудников на монотонных простых операциях, проанализировать риски и уменьшить вероятность возникновения ошибок в силу человеческого фактора – тот минимум, с которым под силу справиться сервисам искусственного интеллекта.

Встроенные интеллектуальные сервисы помогают:

• заносить в СЭД данные с бумажных носителей, автоматически создавая регистрационные карточки с полным заполнением обязательных полей;
• готовить предварительные формулировки поручений от имени руководителя, извлекая ключевые пункты из протоколов совещаний или приказов;
• сравнивать разные версии документов, в том числе сопоставлять бумажный и электронный экземпляры, отмечая расхождения в формулировках, суммах, датах, ответственных.

Интеллектуальные механизмы обучаются на исторических данных, что помогает в дальнейшем с высокой точностью (до 100%) распознавать и извлекать аналогичную информацию. Обрабатываться могут документы из разных областей: паспорт, договор, накладная, письма, чертежи, проектная документация. Высвобожденные трудовые ресурсы можно направлять на более сложную задачу, требующую креативного подхода и нестандартного мышления, на которые способен только человек.

Локальный или облачная версия – что выбрать?

Directum RX доступна в двух вариантах – локальная установка или облачная версия. Если программа выбирается для небольшой компании или отдельного подразделения и важно минимизировать затраты на сопровождение, тогда работа в облаке – наиболее оптимальный вариант. В этом случае все сотрудники будут иметь доступ к электронным процессам и документообороту круглосуточно, при этом техническое обслуживание берет на себя вендор или интегратор. Защита данных и их целостность в облачном хранилище гарантированы, это прописывается в соглашении об уровне предоставления услуг SLA (англ. Service Level Agreement).

При настройке СЭД Directum RX специалисту не требуются навыки программирования: в несколько кликов создаются виды документов и их категории, а установленные регламенты переносятся в систему через удобный графический редактор. Обновление происходит как минимум два раза в год.

Локальное развертывание больше удовлетворяет интересам и требованиям крупного бизнеса, которым доступны собственные серверные ресурсы и сформирована своя команда ИТ-специалистов. Все это позволяет глубоко настраивать процессы системы электронного документооборота Directum RX – с учетом множества участников и сложных процедур. Готовые модули электронного документооборота расширяют возможности платформы, и каждое решение адаптируется под особенности компании.

Импортозамещение с платформой Directum RX

Стратегия российских компаний, направленная на замещение импортного ПО отечественными разработками и свободно распространяемым ПО, поддерживается и разработчиками Directum RX:

• разработка платформы ведется в России и собственниками компании-вендора являются резиденты Российской Федерации;
• Directum RX входит в единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных решением Экспертного совета по российскому программному обеспечению (ПО) при Минкомсвязи России;
• поддерживаются все действующие ГОСТы по делопроизводству и документообороту, ведется работа с формализованными документами в форматах, утвержденных ФНС;
• доступна интеграция с офисными пакетами программ LibreOffice, Мой офис, OpenOffice, Р7-Офис и OnlyOffice, а также СУБД PostgreSQL и Postgres Pro.

Требования безопасности также соблюдены:

• соответствие требованиям ФСТЭК России подтверждено сертификатами;
• электронные документы подписываются ЭП с применением сертификатов согласно ГОСТ Р 34.10-2021;
• компания Directum имеет Лицензию ФСБ России, которая дает право на разработку информационных систем, где применяются криптографические средства для защиты и шифрования данных;
• информация, составляющая коммерческую тайну, а также персональные данные обрабатываются в системе согласно 152-ФЗ и 98-ФЗ;
• система менеджмента качества (СМК) по разработке, внедрению и сопровождению разрабатываемого программного обеспечения соответствует нормам ГОСТ Р ИСО 9001-2015.